Deine heutige Lektion im Kurs » Zufrieden zusammenarbeiten«:

26 – Verwende E-Mails mit Bedacht!

Hier kannst du dir den Inhalt dieser Lektion direkt anhören. Wenn du lieber lesen möchtest, dann klick hier.

mehr über Oliver Ratajczak erfahren

Lektion: Verwende E-Mails mit Bedacht!

von Dr. Oliver Ratajczak | Kurs: » Zufrieden zusammenarbeiten« | Dauer: 2:39 min

Oft fehlt während der täglichen Arbeit die Zeit für eine individuelle Kommunikation. Schnell werden so Botschaften per E-Mail mit vielen in das CC-Feld, also in Kopie, gesetzten Kollegen versendet. Oft werden dann Antworten an den gesamten Verteiler per E-Mail zurückgesendet. Da viele Kollegen eine automatische Benachrichtigung im Mailprogramm eingestellt haben, werden sie bei jeder weiteren Mail aus den laufenden Arbeiten herausgerissen.

Generell solltest du deshalb mit deinen Kollegen abstimmen, wie ihr E-Mails im Alltag benutzen wollt.

Hier einige Fragen die du zur Anregung verwenden kannst:

Was bedeutet es, wenn jemand in einer E-Mail in CC gesetzt wird?

  1. er kann diese E-Mail lesen, wenn er möchte
  2. er soll diese E-Mail „lediglich“ zur Kenntnis nehmen und muss nicht reagieren
  3. er muss den Inhalt auf Richtigkeit prüfen

Ist hier 1), 2) oder 3) richtig?

Es gibt kein generell „richtiges“ Vorgehen! Wichtig ist nur, dass sichergestellt ist, dass alle Kollegen genau wissen, was von ihnen erwartet wird, wenn sie in einer E-Mail in CC gesetzt werden. Dies müsst ihr eindeutig miteinander vereinbaren.

"Ich Click to Tweet

Ein weiterer Streitpunkt ist oft die Geschwindigkeit in der auf eine E-Mail geantwortet wird.

Was ist richtig:

  1. man stellt seine E-Mailbenachrichtigung so ein, dass man sofort bei Erhalt einer Nachricht reagieren kann (was sehr oft zu Unterbrechungen der eigenen Arbeit und der Konzentration führt)
  2. man öffnet das Mailprogramm nur am Morgen und frühen Nachmittag, um anfallende E-Mails zu bearbeiten

 

Auch hier gibt es kein Richtig und kein Falsch. Es ist nur wichtig, dass ihr im Unternehmen eine einheitliche Regelung findet und diese allen Mitarbeitern kommuniziert.

Wie verhält es sich mit E-Mails, die in der persönlichen Urlaubszeit im Posteingang landen? Hier habe ich mehrmals erlebt, dass Kollegen nach ihrem Urlaub alle E-Mails einfach ungelesen gelöscht haben mit dem Hinweis, dass die Absender ja eine Abwesenheitsbenachrichtigung erhalten haben und sich ja wieder melden können, wenn die Anfrage noch akut ist… 😮

Wir wird der Umgang mit E-Mails in deinem Unternehmen gehandhabt?

Du siehst schon, dass es grundsätzlich andere Arten der E-Mail-Nutzung gibt, die dann zu zahlreichen Missverständnissen führen können.

» Stimmt die Verwendung von E-Mails bei euch im Unternehmen unmissverständlich ab. Alleine bei der Kommunikation mit externen Partnern kann es schon zu genug Missverständnissen kommen… «

Möchtest du einen Kommentar hinterlassen?

Dann nutze einfach dieses Formular und sende mir den Kommentar durch drücken auf den Button "Kommentar absenden".

Möchtest du eine persönliche Antwort von mir erhalten, so gib bitte zusätzlich deine E-Mail-Adresse an:

[mautic type="form" id="39"]

Gefallen dir die Lektionen im Kurs » Zufrieden zusammenarbeiten«?

Ja? Das freut mich! 🙂  Erzähl' doch deinen Kollegen und Freunden von diesem Kurs... Gerne kannst du dazu diese Buttons verwenden: