Vor einiger Zeit habe ich eine kleine Umfrage zum Thema “Ist es OK geschäftliche E-Mails, die ich in der Urlaubszeit erhalten habe einfach zu löschen?” durchgeführt. Auch wenn diese Mini-Umfrage sicherlich nicht repräsentativ ist, so war ich doch vom Ergebnis überrascht. Warum? Das erfahrt Ihr hier…

Der Hintergrund

Ich erhielt auf eine meiner E-Mail an einen leitenden Mitarbeiter eines Unternehmens die folgende Abwesenheitsmeldung:

“Vom … bis zum … werde ich außer Haus sein. Die E-Mails werden nicht bearbeitet, sondern gelöscht!
Bitte senden Sie mir nach meinem Urlaub Ihr Anliegen, wenn notwendig, noch einmal zu. Ich danke für Ihr Verständnis.”


Ich persönlich war überrascht, dass jemand in exponierter Stellung in einem Unternehmen so mit möglichen Anfragen, auch von “Außen”, umgeht und habe deshalb diese Umfrage gestartet.

Das Ergebnis der Umfrage…

…hat mich sehr überrascht und ich wollte genauer verstehen, warum sich hierzu so klare Lager mit 44 % zu 56 % ausbildeten. Deshalb habe ich im Nachgang die Teilnehmer detaillierter befragt, um mir so ein genaueres Bild zu machen.

Hier findet Ihr einige O-Töne aus diese Befragung:

Argumente für das Löschen der E-Mails

  • “Es ist ok, wenn ein entsprechender Abwesenheitsagent eingeschaltet ist.”
  • “Weil ich Urlaub habe.”
  • “Um den Fokus auf die wichtigen Themen zu lenken. Natürlich scanned man mal drüber bei den wichtigen Adressaten.”
  • “Wer ernsthaft etwas von mir will, wird sich erneut melden…….!!!!”
  • “Wenn es wichtig ist sollte sich der Kunde bereits an jemand anderen gewendet haben, ansonsten kann er auch nach meinem Urlaub, eine entsprechenden Autoresponder hat er ja bekommen, wieder schreiben.”

Argumente gegen das Löschen der E-Mails

  • “Der Gegenüber weiß im Zweifelsfall nichts von dem Urlaub und wundert sich, warum seine Mails im Nirvana landen. Das geht aus meiner Sicht nicht.”
  • “Es sind geschäftliche Mails und die darf man als Mitarbeiter nicht löschen! Ist zumindestens mein Empfinden”
  • “Das ist für mich eine Frage von Respekt und Höflichkeit. Warum sollte der Absender daran denken, wann ich aus dem Urlaub wieder zurück bin, um mir sein Anliegen zu senden?”
  • “weil noch was wichtiges übersehen werden kann”
  • “Geht gar nicht!”
  • “Wenn man seine Kunden liebt, dann finde ich geht das gar nicht”
  • “Der Vorteil von E-Mails ist doch gerade, dass sie asynchron bearbeitet werden können. Will ich anrufen, muss ich bis nach dem Urlaub warten. Eine E-Mail kann ich sofort senden, die wird dann halt später beantwortet, wenn der Empfänger aus dem Urlaub zurück ist. Eine “out-of-office” Nachricht informiert mich, dass die Antwort dauern wird. Alles andere ist eine Zumutung.”
  • “Weil andere Menschen Zeit und Mühe investiert haben. Ich muss selbst für eine sinnvolle Priorisierung sorgen.”

Wie man hier an den unverfälschten Original-Zitaten sehen kann, liegen die Meinungen doch teilweise sehr krass auseinander. Für mich persönlich ist es auch nicht OK E-Mails einfach zu löschen, die mich innerhalb meiner Urlaubszeit erreichen… ich bin aber auch selbständig und habe das Prinzip der Kundenorientierung irgendwie “in meinen Genen”. Ist das generell richtig? Nein, ich denke nicht. Ist es generell richtig E-Mails während der Urlaubszeit einfach zu löschen? Nein, das denke ich auch nicht! Wie so oft, kommt es eben darauf an…

Und genau da liegt “der Hase im Pfeffer”: Wenn man sich die Zitate näher ansieht, so ist die jeweils andere Meinung ja kaum nachvollziehbar, teilweise sogar so abstrus, dass gleich mehrere Ausrufezeichen verwendet werden müssen, um seiner Meinung Nachdruck zu verleihen. Beim (geschäftlichen) Miteinander muss nur absolut sichergestellt werden, dass sich alle Beteiligte auf ein gemeinsames Verständnis und Vorgehen einigen. Ein Einfaches “Natürlich habe ich deine E-Mail nicht gelesen… die kam ja, als ich im Urlaub war. Es stand ja in der Abwesenheitsnotiz, dass ich die dann lösche.” reicht sicherlich nur, wenn man auch 100%-ig sicher sein kann, dass jeder die Abwesenheitsnotiz vollständig liest und versteht…. aber man ehrlich: Lesen Sie jede Out-of-office-Meldung vollständig durch, oder kommt bei Ihnen nur folgendes an: “Ah, der Herr Müller ist nicht im Büro… da muss ich wohl länger auf die Antwort warten.”?

Wie immer bietet die Kommunikation viele Fettnäpfchen in die man treten kann… Das Thema “E-Mails während des Urlaubs” scheint ein weiteres zu sein, über das es sich mal lohnt nachzudenken. 

Wie handhaben Sie dies in Ihrem Unternehmen? Ich freue mich auf Ihren Kommentar.