Linchpin Intranet – zwei Köpfe dahinter und die wichtigsten Funktionen

Ich konnte Adil Nasri und Martin Seibert von //Seibert/Media gewinnen, um Linchpin – das Confluence Based Social Intranet zu demonstrieren. Die Aufzeichnung des Webinars kann direkt hier angesehen werden:

👤 Für alle die wissen möchten, wie ein Lichpin Intranet die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern kann…

🗃 Inhalt: Persönliches Kennenlernen von zwei Köpfen hinter Linchpin inklusive Demonstration der wichtigsten Funktionen

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Linchpin Intranet – der gesamte Inhalt des Webianars

Oliver: Schön, dass es geklappt hat! Hallo, Adil! Hallo, Martin! Ihr seid die beiden Experten von Linchpin. Es ist schön, euch wieder einmal zu sehen. Wir haben uns schon ein paar Monate nicht mehr gesehen. Erzählt doch einmal, wer ihr seid und was ihr hier macht!

Adil: Mein Name ist Adil Nasri. Ich arbeite seit siebeneinhalb Jahren bei //SEIBERT/MEDIA. Dieses Unternehmen wurde von Martin und seinem Bruder Joachim gegründet. Ich bin Berater für Testing-Produkte und konzentriere mich gerade hauptsächlich aufs Partnermanagement für unsere confluence-basierte Intranet-Lösung Linchpin.

Oliver: Schön.

Martin: Ich bin Martin. Ich bin jemand, der Menschen gerne dabei helfen will, die Freude an der Technologie zu entdecken. Insofern freue ich mich sehr, jetzt mit vertauschten Rollen bei dir mitspielen zu dürfen. Im Unternehmen bin ich eigentlich nur noch fürs Chaos verantwortlich. Wir sind ein sehr autark geführtes Unternehmen, in dem die Teams sehr viel Eigenständigkeit haben. Ich als Geschäftsführer habe relativ wenig formale und praktische Macht oder auch Rollen. Wenn aber Oliver Ratajczak kommt und ein Webinar haben möchte, dann habe ich Zeit dafür.

2 Köpfe hinter der Entwicklung von Linchpin Intranet

2 Köpfe hinter Linchpin Intranet

Oliver: Schön, dass es geklappt hat! Hallo, Adil! Hallo, Martin! Ihr seid die beiden Experten von Linchpin. Es ist schön, euch wieder einmal zu sehen. Wir haben uns schon ein paar Monate nicht mehr gesehen. Erzählt doch einmal, wer ihr seid und was ihr hier macht!

Adil: Mein Name ist Adil Nasri. Ich arbeite seit siebeneinhalb Jahren bei //SEIBERT/MEDIA. Dieses Unternehmen wurde von Martin und seinem Bruder Joachim gegründet. Ich bin Berater für Testing-Produkte und konzentriere mich gerade hauptsächlich aufs Partnermanagement für unsere confluence-basierte Intranet-Lösung Linchpin.

Oliver: Schön.

Martin: Ich bin Martin. Ich bin jemand, der Menschen gerne dabei helfen will, die Freude an der Technologie zu entdecken. Insofern freue ich mich sehr, jetzt mit vertauschten Rollen bei dir mitspielen zu dürfen. Im Unternehmen bin ich eigentlich nur noch fürs Chaos verantwortlich. Wir sind ein sehr autark geführtes Unternehmen, in dem die Teams sehr viel Eigenständigkeit haben. Ich als Geschäftsführer habe relativ wenig formale und praktische Macht oder auch Rollen. Wenn aber Oliver Ratajczak kommt und ein Webinar haben möchte, dann habe ich Zeit dafür.

Oliver: Vor allen Dingen, wenn man weiß, wie wir das kurz abgestimmt haben. Ich danke dir. Dass du unkonventionell bist, habe ich schon erfahren, als wir die Gelegenheit hatten, zusammenzuarbeiten.

Martin: Damals haben wir zur Terminabstimmung Links an Kunden verschickt, die es noch nicht kannten, damit sie denken: ‘Toll, da kann ich einen ganzen Kalender einsehen!’ Bei uns war die Abstimmung so, dass wir uns gegenseitig diese Links geschickt haben über Künstliche Intelligenz. Dann hat die jeweils andere Seite erst einmal gewartet, ob sich vielleicht einer erbarmt, alle Links aufzumachen, um zu sehen, was passt. Damit sind wir auch schon halb im Thema. Vieles geht nicht automatisch und muss halt noch mit der Maus und der Tastatur gemacht werden, obwohl wir gerne von einem Mobile First Intranet sprechen würden. Es ist auch mit dem iPhone noch nicht so richtig praktisch.

Oliver: Wenn es um Grafiken geht und ums Zeichnen, wird es noch ganz anders.

Martin: Editing wird jetzt verkauft, als wäre es eine große Innovation, dass ich jetzt auch Videos auf dem iPhone bearbeiten kann. Aber das machen Menschen schon seit Jahrzehnten auf Computern, und zwar deutlich besser, als es in zehn Jahren mit einem iPhone gehen wird.

Oliver: Das denke ich auch.

Martin: Viele unserer Kunden, die Intranets einsetzen, sind riesengroß. Über die Unternehmensgrößen wird dir Adil noch etwas sagen. Wenn ich mir vorstelle, dass der Vorstandsvorsitzende einer unserer größten Kunden seinen 270.000 Mitarbeitern etwas erzählt, dann wird das niemand mit einem iPhone aufnehmen und anschließend in zwei Minuten schneiden. Daran sind sieben Leute beteiligt.

Oliver: Und die schneiden zwei Wochen lang.

Martin: Die machen sich vorher Gedanken darüber, welche Fragen sie stellen wollen. Das ist nicht natürlich und spontan, sondern thematisch in der Regel ziemlich gut vorbereitet. Jetzt sind wir schon mittendrin im Thema.

Oliver: Obwohl die Spontaneität ja nicht zu kurz kommen sollte. Ich glaube, die Macht ist, dass man ab und zu schnell eine Botschaft hineinstellt, sei das nun ein Foto oder nur ein kurzer Text. Das kann eine ganze Menge auslösen. Darum geht es aber nicht.

Martin: Mir hat zum Beispiel jemand erzählt, dass er sehr stolz darauf war, dass der aktuelle Vorstandsvorsitzende Michael Seling in ein iPhone gesprochen hat und das ins Intranet hochgeladen hat. Ich finde das sehr gut. Das macht Menschen, die ich als Mitarbeiter normalerweise nicht treffen kann, viel nahbarer. Ich kann viel besser beurteilen, was das für ein Mensch ist, wenn er nicht vorbereitet ist. Das betrifft aber nicht hundert Prozent der Kommunikationen, sondern nur einzelne. Wenn es darum geht, dass die Deutsche Bank 20.000 Mitarbeiter entlässt, dann spricht er das nicht nebenbei in sein iPhone.

Oliver: Auf dem Flur.

Martin: Da wird vorher überdacht, wie man so etwas an die Mitarbeiter kommuniziert, damit man es später noch an die Kunden austragen kann und es keinen PR-technischen Super-GAU gibt. Es bedarf noch der Computer. Das können wir schon einmal vorwegschicken.

Oliver: Das glaube ich auch. Ich wollte noch ein paar Sätze dazu sagen, wie wir uns kennengelernt haben. Es ist ja bekannt, dass ich damals externer Projektleiter bei DER Touristik war, und das Social Intranet einführen sollte. Dann gab es eine Ausschreibung und ihr wart einer der Ausschreibungspartner. Wir haben uns daraufhin ein bisschen beschnuppert und ich hatte das Gefühl, dass ihr wisst, was ihr tut. Das Gefühl habe ich übrigens immer noch. Deswegen seid ihr jetzt hier. Die Basis von Linchpin ist ein Wiki-System. Dazu werdet ihr bestimmt noch etwas erzählen. Im Laufe der Zeit war ich zweimal für eine Software-Entwicklung verantwortlich. Die Techniker haben mir immer erzählt: “Oliver, wir haben hier ein Wiki-System, das toll ist.” Dann habe ich es mir angesehen, habe den Edit-Modus gesehen und gesagt: “Ich bin aber kein Programmierer. Wie sollen wir damit die sechzigjährige Bereichsassistentin an Bord bekommen, die den Kalender nur mit Bleistift und Radiergummi führt? Das funktioniert nicht.” Fünf Jahre später war es genau dasselbe Spiel bei der nächsten Software-Entwicklung. Und als ich dann bei euch Confluence und Linchpin gesehen habe, ist mir ein Licht aufgegangen, weil mir klar wurde, dass das wirklich jeder bedienen kann. Das ist ein Knüller. Deswegen bin ich so ein großer Freund davon. Erst durch euch habe ich begriffen, was die mir schon zehn Jahre vorher sagen wollten, nämlich den Grund, warum Wiki-Systeme so toll sind. Das hat dazu geführt, dass ich parallel zum Projekt ein Buch geschrieben habe. Das kennt ihr ja. Ich finde es einfach toll. Übrigens haben wir damals fürs System, das wir mit euch übersetzt haben, einen Preis erhalten, den Intranet-Award 2016. Ihr wisst wirklich, was ihr tut. Das hier ist aber keine Werbeveranstaltung, sondern eine Plattform für euch. Ihr könnt gleich eine halbe Stunde lang zeigen, was euer System kann und wie es sich anfühlt, damit zu arbeiten. Ich finde gut, was ihr tut. Ich finde auch gut, zu sehen, wie ihr arbeitet. Jeder sagt, dass er agil mit selbstorganisierten Teams arbeitet. Aber wenn Martin das sagt, dann kann man das bei euch live sehen.

Martin: Warte noch kurz, ich möchte ein paar Worte übers Wiki-System sagen. Adil zeigt dir später die Software. Ich habe gehört, dass andere Unternehmen ihre Kunden gefragt haben: “Möchtest du, dass dein Intranet auf einem Wiki-System basiert?” Das war am Anfang gar keine schlechte Frage. Dann habe ich festgestellt, dass das die perfekte Frage ist, um die Leute zum Aussteigen zu bringen. Die sagen: “Nein, bloß nicht! Da kann ja jeder hineinschreiben. Da kann jeder etwas ändern. Das möchte ich auf keinen Fall. Mein Intranet soll auf keinen Fall auf einem Wiki-System basieren.” Ich glaube, dass das eine durchaus nachvollziehbare und bis zu einem gewissen Grad auch sinnvolle Befürchtung ist. Es gibt viele Anwendungsfälle, insbesondere prominente Anwendungsfälle im Intranet wie zum Beispiel Top-down-Kommunikation. Der Geschäftsführer möchte zum Beispiel alle Mitarbeiter erreichen. Das ist nicht kollaborativ. Da möchte ich nicht, dass jeder Mitarbeiter die 20.000 gekündigten Mitarbeiter auf 30.000 Mitarbeiter ändern kann, weil jeder alles ändern darf. Selbst wenn anschließend sichtbar ist, welcher Mitarbeiter die Änderung gemacht hat, hätte ich gerne eine Konfiguration der Rechte, mit der nur das Intranet-Team etwas verändern kann. Von mir aus kann auch der Vorstand selbst eine Änderung machen, wenn er sich dazu herablassen möchte. Kein anderer darf da etwas machen. Diese Top-down-Kommunikation muss von der Unternehmenskommunikation kontrolliert werden. Es gibt weitere Anwendungsfälle, bei denen Kollaboration aus meiner Sicht in vielen Bereichen nicht hilfreich ist, zum Beispiel beim QM-Handbuch in ISO-zertifizierten Unternehmen. Dort ist es sinnvoll, Richtlinien, Standards und Dokumentationen nachschlagen zu können, um herauszufinden, wie alles ablaufen soll. Dafür braucht man eine Referenz, die zuverlässig ist. Da kann nicht einfach jeder darin herumfuhrwerken. Dafür brauche ich einen Freigabeprozess. Es muss auditierungsfähig sein. Auch da spielt das Wiki-System im Hintergrund durchaus seine Stärken aus, aber vorne darf keiner an der auditierten, freigegebenen Version etwas bearbeiten. Die Unternehmen wollen nicht einfach nur eine Nachricht verschicken, sonst könnte es ja einfach eine E-Mail an alle Mitarbeiter schreiben. Natürlich könnte ich auch weiterhin etwas ans Schwarze Brett hängen. Eigentlich möchte ich aber einen Hot Pot, einen siedend heißen, brodelnden Ort der Zusammenarbeit, den ich mir wie ein Irish Pub vorstelle. Man betritt es um 22:00 Uhr. Die Luft steht, alle schreien herum und man weiß gar nicht, was los ist. Da findet sehr viel Kommunikation statt, inbesondere auch in kleinen Gruppen. Es ist so laut, dass ich mich gar nicht mit zehn Leuten gleichzeitig unterhalten kann, sondern nur mit zwei oder drei Leuten. Ich hätte gerne einen Ort, an dem die intime, sehr intensive Irish-Pub-Kommunikation und die Top-down-Kommunikation mit den 80.000 Mitarbeitern gleichzeitig stattfinden kann. Das ist meines Erachtens etwas, was Linchpin anbieten kann. Dafür ist ein Wiki-System eine unglaublich wichtige Grundlage. So kann die Kollaboration auf Skalierungsebenen, also nur wir drei, nur wir dreißig im Projektteam oder nur wir dreihundert in unserer Abteilung am Standort sauber und koordiniert ablaufen.

Oliver: Intranet ist vielleicht ein komisches Wort. Es wäre wahrscheinlich besser gewesen, wenn man gefragt hätte: “Willst du eine Zusammenarbeitsplattform auf Basis eines Wiki-Systems haben?” Damit wird es vielleicht greifbarer.

Martin: Die Amerikaner kennen das Wort Intranet gar nicht, das stellen wir in der Vermarktung in Amerika fest. Die fragen häufig: “Was ist ein Intranet?” Rein technisch könnte man sagen, dass es ein Netzwerk ist, das innerhalb eines Unternehmens stattfindet. Das hat aber nichts mit dem zu tun, was wir verkaufen wollen. Vielleicht wäre Zusammenarbeitsplattform besser.

Oliver: Es ist ein bisschen ein blödes Wort.

Adil: Das Wort Kollaboration ist auch nicht gerade günstig.

Oliver: Ich glaube, es bedeutet laut Duden Zusammenarbeit mit dem Feind im Krieg. Das ist auch schwierig. Aber wir wissen, was gemeint ist. Zusammenarbeit ist dafür ein ganz guter Begriff. Den Vergleich mit einem Irish Pub finde ich sehr schön. Klassische Intranets waren früher statisch. Ab und zu hat jemand einen Essensbeitrag gepflegt. Dann gab es noch einen Notfallplan. Im Notfall hat man festgestellt, dass er passwortgeschützt ist. Ihr habt es geschafft, das Ganze dynamischer zu machen. Ob das jetzt Intranet oder Zusammenarbeitsplattform heißt, ist egal. Man muss einmal gesehen und gespürt haben, was ihr da gebaut habt, dann bekommt man einen relativ guten Eindruck davon, was man damit machen kann.

Martin: Jetzt kommt der letzte Kommentar von mir. Oliver hat vorhin ganz schön beschrieben, dass Wiki-Systeme seiner Erfahrung nach aus einer ganz technischen Ecke gekommen sind. Sie waren ziemlich holprig und er hat befürchtet, dass Leute, die nicht so technikaffin sind wie er, nicht damit arbeiten können. Daraus kann man lernen, dass man eine Plattform braucht, die die Leute benützen möchten. Diese Plattform muss besser sein als die Werkzeuge, die die Leute heute haben. Für schnelllebige Sachen wie Chats gibt es WhatsApp. Für Text gibt es in Office 365 Word online oder Google Docs. Für viele Anwendungsfälle gibt es heute ziemlich potente Konkurrenten, also Alternativen, die ich nutzen kann. Wenn man eine unausgereifte Software anbietet, wollen das viele Mitarbeiter nicht, weil sie sagen: “Ich habe nicht so viel Zeit. Ich muss dafür sorgen, dass ich im Unternehmen vorankomme. Dieses Tool ist nur ein Werkzeug. Wenn es mich nicht voranbringt, dann arbeite ich auch nicht damit.”

Oliver: Dann muss man noch ein bisschen Change Management einsetzen, indem man an alle Tassen mit dem Logo des neuen Intranets verteilt. Dann geht es.

Martin: Für die Tasse bekommst du genau sieben Minuten Intranet-Surfen. Das ist nicht schlecht. Ich bin ein Freund davon, dass man das als Markenthema versteht und auch nutzt. Die Unternehmenskommunikation kann dabei sehr viel von ihren Talenten ausspielen. Fürs Top-Management und das Intranet-Team ist es ganz läuternd und hilfreich, zu verstehen, dass das kein Selbstläufer ist. Ein Intranet zu veröffentlichen ist nicht das Gleiche wie einen Server hochzufahren. Ich muss brauchbare Inhalte präsentieren und Redaktionskapazitäten investieren. Das Intranet-Team muss sich Gedanken darüber machen, was die Mitarbeiter brauchen. Das sind nicht nur Informationen, sondern auch Werkzeuge zur Zusammenarbeit.

Oliver: Adil, das ist deine Plattform. Zeig mir in einer halben Stunde, was das System kann. Danach treffen wir uns wieder alle hier und ich stelle noch ein paar Fragen.

Adil: Ich habe ein Demo-System vorbereitet, das ich benutzen werde, um die Software zu präsentieren. Ich werde keine Folien zeigen.

Oliver: Sehr gut.

Der individualisierbare Login-Bereich von Linchpin

anpassbare Login-Seite von Linchpin

Adil: Das ist ein Anliegen sehr vieler unserer Interessenten. Ich habe hier manuell meine Benutzerdaten eingegeben. In der eigenen Organisation wäre das System selbstverständlich schon installiert. Es ist auch als Single Sign-on möglich. Dann müsste ich mich nicht einmal authentifizieren. Sobald ich an meinem Arbeitsgerät angemeldet bin, bin ich automatisch im Intranet eingeloggt. Das habe ich jetzt manuell vorgenommen und logge mich hier ein. Hier werde ich willkommen geheißen. Das sehe ich zum Beispiel als neuer Mitarbeiter. All das, was wir hier sehen, ist frei konfigurierbar. Hier werde ich darum gebeten, ein Bild hochzuladen. Hier kann ich mir Nachrichtenkanäle aussuchen, die ich zusätzlich zur Top-down-Kommunikation bottom-up abonnieren kann, wenn ich das möchte. Hier kann ich Informationen zu meinem Standort angeben. Ich kann zum Beispiel sagen, dass ich in Deutschland arbeite, in Frankfurt, in welchem Gebäude ich bin und in welchem Raum. So können mich die Kollegen finden. All diese Informationen landen auch im Profil. Sobald ich diese Daten eingetragen habe, lande ich auf meiner Startseite. Das gesamte Look and Feel kann ans Corporate Design des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Um dir unser Intranet zu zeigen, habe ich es hier aufgerufen. Hier sieht man unser Farbschema, unser Logo. Das ist natürlich frei konfigurierbar. Hier könnte man auch deine markante Kundenbrille platzieren.

Oliver: Oder die Logos meiner Kunden.

Der Start-Bildschrim (Dashboard) inkl. Navigation

Startseite von Linchp Intranet

Zwei meiner Referenzen als Projektleiter bei der Einführung von Linchpin Intranet

Referenzen zur Einführung von Linchpin Intranet
Referenzen zur Einführung von Linchpin Intranet

Die personalisierbare Navigation von Linchpin Intranet

personalisierbare Navigation von Linchpin Intranet

Beispiel für eine Abteilungseite in Linchpin

Beispiel für eine Abteilungseite in Linchpin

Adil: Deiner Kunden, richtig. Hier haben wir eine globale Navigation, die sowohl interne als auch externe Inhalte beinhalten kann, die kategorisiert werden können. Auf der Startseite haben wir relativ prominent die Unternehmensnachrichten hinterlegt. Das sind wieder die Top-down-Nachrichten, von denen Martin vorher kurz gesprochen hat. Hier sehen wir die verschiedenen Nachrichtenkanäle, die Global News, die News Germany, die News Frankfurt und hier die Abteilungsnachrichten fürs Marketing. Ältere Nachrichten kann ich mir über diesen Slider hier ansehen. Natürlich gibt es auch ein Portal, in dem ich alle Nachrichten in einem Archiv finde. Weiter unten sehen wir die Veranstaltungen, die stattfinden. Die Architektur am 11. November, Linchpin-Demo am 18. Dezember oder die Weihnachtsfeier, zu der ich mich jetzt anmelden kann, wenn ich das möchte. Rechts ist die wichtigste Seite in so einem Intranet, der Speiseplan. Er befindet sich auf der Startseite, weil er für alle Mitarbeiter interessant ist. Das Besondere, was Linchpin von anderen Intranet-Lösungen abgrenzt und vor allem von Confluence selbst, ist, dass sämtliche Informationen vollständig personalisiert sind. Im Menü sehen wir zum Beispiel den Punkt Frankfurt, die News Germany, die News Frankfurt und das Marketing. Bei den Veranstaltungen handelt es sich auch um Frankfurter Events. Wenn ich mein Profil aufrufe, stellen wir fest, dass ich angegeben habe, in der Marketing-Abteilung am Standort Frankfurt zu arbeiten. Jetzt passe ich das Profil an und versetze mich an den Standort Washington in die Personalabteilung. Sobald ich das getan habe, ist die Navigation auf Englisch und ich bin in Washington statt in Frankfurt. Auf der Startseite sehe ich ganz andere Unternehmensnachrichten. Nur die Global News bleiben, weil sie für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter relevant sind. Statt der News Germany sehe ich die News USA, statt der News Frankfurt die News Washington. Wo eben noch die Marketing-Nachrichten zu sehen waren, sehe ich jetzt die Nachrichten aus der Personalabteilung. Darunter sehe ich andere Events. Die Weihnachtsfeier taucht hier nicht auf. Vielleicht gibt es für die Kollegen in Washington keine eigene Weihnachtsfeier. Wo eben noch der Speiseplan war, sehe ich Video-Tutorials, um den Umgang mit Confluence zu erlernen. Ich kann also sämtliche Informationen auf meiner Startseite und überall im Intranet zielgruppenspezifisch ausstrahlen. Das funktioniert auf Basis der Profile. Alle Kategorien und Profilfelder, die hier abgefragt werden, lassen sich frei definieren. Sie sind nicht vorgegeben. Jeder Kunde kann sie sich selbst so einrichten, wie er sie gerne haben möchte. Es können beliebig viele Profilfelder angelegt und die für die Personalisierung herangezogen werden. In diesem System haben wir die Personalisierung basierend auf Standorten durchgeführt. Das ist aber nur ein Beispiel. Theoretisch kann ich die Personalisierung auch auf Basis von Positionsbezeichnungen hinterlegen. Ich kann zum Beispiel festlegen, dass Consultants andere Unternehmensnachrichten sehen als Buchhalter. Ich kann die Personalisierung auch auf Basis von Kostenstellen definieren, wenn ich das haben möchte. Oder ich lege fest, dass Mitarbeiter im Außendienst mehr oder weniger Informationen sehen als Mitarbeiter, die beispielsweise Desktop-PCs zur Verfügung haben. Natürlich lassen sich diese Informationen auch aus dem zentralen Benutzerverzeichnis importieren. Viele dieser Daten wie zum Beispiel Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder Abteilungszugehörigkeiten werden von der IT schon zentral im Active Directory erfasst. Dementsprechend lassen sich diese Informationen auch direkt von dort importieren. In dem Fall würde das bedeuten, dass ich als Nutzer nicht die Möglichkeit habe, mich einfach nach Washington zu versetzen. Wenn ich das unterbinden möchte, würde ich es zentral steuern. Die Frage wird an dieser Stelle häufig gestellt, daher greife ich ihr vor und beantworte sie gleich. Jetzt versetze mich zurück nach Deutschland. Sofort habe ich meine Navigation wieder auf Deutsch. Auf der Startseite sehe ich wieder die Nachrichten aus Deutschland und die Frankfurter Nachrichten. Die Profildaten lassen sich an verschiedenen Stellen integrieren. Hier habe ich zum Beispiel eine Seite angelegt, die ich Telefonbuch Deutschland genannt habe. Auf ihr werden mir alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angezeigt, die angegeben haben, in Deutschland zu arbeiten. Das sehe ich in dieser Tabelle, die nach Kolleginnen und Kollegen von einem spezifischen Standort gefiltert ist. Ich sehe ihre Positionen und Telefonnummern. Die Ergebnisse kann ich noch einmal filtern in externe Mitarbeiter oder Mitarbeiter aus der Personalabteilung, so, wie ich das gerne hätte. Es ist alles frei konfigurierbar. Weil das System auf Confluence basiert, stehen mir sämtliche Funktionen von Confluence zur Verfügung, auch die Favoriten-Funktion. Ich kann diese Seite zum Beispiel favorisieren. Rechts kann ich meine persönlichen Favoriten aufrufen. Wenn ich mehrere Favoriten habe, kann ich auch diese entsprechend filtern. Die Profilinformationen selbst lassen sich auch durchsuchen. Hier kann ich beispielsweise nach einem Kollegen suchen, der Schröder heißt. In diesem Fall taucht der Kollege Theo Schröder auf. Ich kann auch eine Kollegin oder einen Kollegen suchen, der oder die in Washington arbeitet. Die tauchen hier auf. Das ist so feingranular möglich, dass ich auch nach einem SAP-Experten, der möglichst an meinem eigenen Standort, also in Frankfurt, arbeitet, suchen kann. Das wird heruntergefiltert. Im Idealfall spricht dieser Experte auch Französisch. Dann taucht Theo Schröder auf, dessen Profil ich anklicken kann. Ich mir seine Profilinformationen ansehen. Theo Schröder arbeitet in der IT und hat angegeben, sich mit Jira, SAP, Salesforce und Bendur auszukennen. Er spricht Deutsch, Englisch und Französisch. Ich kann ihn zu meinen Kontakten hinzufügen. Wenn ich rechts auf diese Sidebar klicke, taucht Theo Schröder auf. Ich kann auch eine Notiz hinzufügen, zum Beispiel SAP-Experte. Diese Notiz ist nur für mich einsehbar. Jetzt kann ich jederzeit darauf zugreifen. Wenn ich jetzt Hilfe für SAP auf Französisch benötige, kann ich mich bei Theo Schröder melden. Diese Expertensuche lässt sich mit sämtlichen Filtern ausstatten, die man in diesem Profil pflegt. Theoretisch könnte man sich auch einen SAP-Experten mit einer bestimmten Schuhgröße anzeigen lassen.

Oliver: Wenn das jemand pflegt.

Adil: Wenn das jemand pflegt.

Martin: Wir haben hier auch die Frage: Isst du Nutella auf deinem Brötchen mit oder ohne Butter? Wie ist deine Antwort, Oliver?

Oliver: Ohne Butter.

Adil: Wir fragen das tatsächlich ab.

Oliver: Genau das macht es lebendig. Das finde ich toll. Oft ist es ja sehr technisch und die Leute denken, dass es technische Daten, Felder und SAP sind. So ist es aber nicht. Man kann damit auch Spaß haben und genau dieser Spaß macht es so lebendig.

Adil: Wie lautet deine Antwort, Oliver?

Oliver: Ohne Butter, aber natürlich mit Nutella.

Martin: Nutella ist in diesem Fall ja keine Wahlmöglichkeit. Es gibt viele Anwendungsfälle, die man hier gar nicht so gut präsentieren kann. Man kann es sich ein bisschen wie Reverse Engineering vorstellen. Früher hatten wir eine Wiki-Seite. Da konnte jeder Mitarbeiter eintragen, in welche Spalte er gehört, in die mit Butter oder in die ohne Butter. Da haben alle ihre Namen eingetragen. Als man dann eine Auswertung mit einem Kuchen-Diagramm machen wollte, ging es damit nicht. Man musste zählen und einen Excel-Kuchen nachbauen, weil es im Wiki-System nicht darstellbar war. Dann kam jemand auf die Idee, dass man mit Linchpin User Profiles arbeiten könnte, anstatt Excel-Tabellen zu verwenden. Damit würden die Listen dynamisch erfasst werden. Außerdem würde jeder Mitarbeiter, der sein Profil ausfüllt, automatisch in der Liste erscheinen. Damit würde das Feld hinzugefügt. Das ist erschwitzt worden. Wir haben stundenlang darüber diskutiert. Kulturell wird das bei unseren Kunden häufig als Zeitverschwendung abgestempelt. Tatsächlich spielt dabei aber sehr viel Humor mit. Die Leute witzeln darüber. Anschließend haben wir in die Custom User Profiles eine Funktion eingebaut, mit der wir diese Listen besser anzeigen konnten. Später hat sich ein Kunde bei uns gemeldet und gemeint: “Das ist total sinnvoll. Ich habe die ganze Zeit mit diesen Listen gearbeitet. Es ist wunderbar, dass es jetzt mit CSV-Export funktioniert.” Innovation braucht Raum zum Atmen. Wer heute ein Intranet einführt, das Zusammenarbeit fördern soll, sucht nach Innovation, nach Veränderung und nach Flexibilität in seinen Teams. Wenn Sie das einführen wollen und gleichzeitig Daumenschrauben anlegen, dann funktioniert das anschließend kulturell nicht. Es führt dazu, dass Ihr Kollaborationssystem verwaist. Das muss man mitdenken. Wenn ich diese ganzen Features einbaue, dann ist es sehr hilfreich, wenn ich bei systematisch vorgehe. Das hatten wir damals bei DER Touristik auch. Sie sagten: “Wir wissen nicht, ob unsere Mitarbeiter kulturell schon für so ein Intranet 2.0 bereit sind. Wir würden es lieber austarieren und mit einem Intranet 1.2 oder 1.4 beginnen. Dann können wir uns in Richtung eines Intranets 1.5 oder 1.6 bewegen. Gleich ein Intranet 2.0 wäre vermutlich ein Culture Clash. Das können wir nicht tun.” Ich glaube, dass das ein sehr sinnvoller und pragmatischer Ansatz ist. Ich nehme meine bestehende Kultur, setze mein Intranet darauf und habe dann die Möglichkeit, kollaborativer zu werden. Die Manager und die Leute im Intranet-Team müssen auch Nutella-Einstellungen in Profilen Raum geben.

Beispiel für eine Linchpin-Projekt-Seite

Beispiel für eine Projektseite in Linchpin Intranet

Adil: Das passt perfekt zur Ergänzung, dass sich die Profilfelder auch im Nachgang erweitern lassen. Nichts hiervon ist fest programmiert, also hard coded. Wenn der Bedarf besteht, Informationen über Nutellabrote abzufragen, kann man das jederzeit unkompliziert ergänzen. Man muss dafür nicht das System herunterfahren oder einen teuren Dienstleister beauftragen, um diese Funktion zusätzlich zu programmieren. Ich kann alles ganz unkompliziert einstellen. Jetzt gehe ich wieder zurück ins Demo-System. Confluence selbst ist ja ein Wiki-System. Es grenzt sich von vielen anderen Wiki-Systemen dadurch ab, dass man das System thematisch in Bereiche, Spaces einordnen kann. Diese Funktion verwenden wir beispielsweise, um Bereiche für Abteilungen, Projekte oder Teams darzustellen. Hier haben wir für die Einkaufsabteilung einen eigenen Bereich angelegt, in dem sie sich vorstellen kann. Dort gibt es einen Zugang zu aktuellen Themen, Aufgaben, Zielen und teaminternen Arbeitsräumen. Durch die Verwendung von Vorlagen können wir natürlich dafür sorgen, dass alle Bereiche standardisiert aufgebaut sind. Auch wenn ich im Marketing-Team bin und mir im IT-Bereich etwas ausdrucken möchte, finde ich mich zurecht, weil ich dieselbe gewohnte Struktur vorfinde, die ich aus meinem eigenen Bereich kenne. Vielleicht ist dir aufgefallen, dass man jeden Bereich unterschiedlich branden kann. Die IT ist hier grau gekennzeichnet und die Vertriebsabteilung grün. Das ist auch für große Konzerne sehr spannend, die mit ihren Tochtergesellschaften ein einziges Intranet nutzen. Sie könnten zum Beispiel die Marketing-Abteilungen der verschiedenen Tochtergesellschaften mit unterschiedlichen Logos branden. So erkennt der Mitarbeiter der Tochtergesellschaft X, dass er sich im entsprechenden Marketing-Bereich befindet. Es kann keine Verwechslung geben. Natürlich kann ich auch frei definieren, wer Zugriff auf meine eigenen Bereiche hat. Diese Definition ist sehr feingranular möglich. Auf dieser Ebene kann ich beeinflussen, wer darf den Bereich sehen? Wer darf Inhalte erstellen? Wer darf kommentieren? Wer darf Inhalte oder Anhänge hochladen? Das lässt sich für jeden Bereich individuell konfigurieren. Natürlich können Standard-Berechtigungsschemata hinterlegt werden. Anfangs wurde Zusammenarbeit als wichtiges Stichwort genannt. Da setzen Linchpin-Intranets oder Confluence-Wikis an. Sie erweitern die Zusammenarbeit funktional und unterstützen sie damit. Das sieht man auch am Microblog, den ich hier rechts in unserem fiktiven Projekt Intranet Relaunch eingesetzt habe. Der Microblog ist eine Art Timeline, die es mir ermöglicht, kurze Nachrichten abzuschicken, auf die meine Kolleginnen und Kollegen reagieren können, indem sie auf ‘Gefällt mir’ klicken oder eine kurze Antwort verfassen. Es ist praktisch Facebook oder Twitter im Unternehmen. Dieses Kommunikationsinstrument verwenden für das Projekt der themenbezogenen Kommunikation. Das Schöne daran ist, dass es an derselben Stelle stattfindet, wo dann auch die Dokumentation stattfindet. Wenn du neu zu diesem Projekt dazustößt, muss ich dir nicht ellenlange E-Mail-Verläufe weiterleiten. Ich gebe dir einfach Zugriff auf dieses Projekt. Dann kannst du sämtliche Dokumente, die freigegeben sind, einsehen und die Kommunikation dazu nachvollziehen. Selbstverständlich kann ich da auch mit Multi-Media-Inhalten wie Videos und Bildern arbeiten. Dieses Kommunikationsinstrument ist auch auf der Startseite beliebt. Deshalb haben wir es hier unter den Veranstaltungen eingebunden. Unter der Vorstellung neuer Mitarbeiter haben wir hier rechts ein schwarzes Brett mit einem klassischen Suche- und Biete-Forum eingebunden. Es kann auch Informationen aus anderen Standorten enthalten, sofern das konfigurierbar ist. In unserem eigenen Intranet ist es das wichtigste Kommunikationsinstrument. Wir haben Links ins Schwarze Brett eingebunden. Hier zum Beispiel hat Martin bekanntgegeben, dass er Quittensaft mitbringen möchte.

Martin: Der ist schon da.

Adil: Du hast das dokumentiert?

Martin: Das ist das, was ich schon verteilt habe. Am Wochenende habe ich beste Auringer Bio-Quitten habe ich am Wochenende entsaftet. Viele sind diesbezüglich auf mich zugekommen. Der Quittensaft ist allerdings ein bisschen störrisch und sehr sauer. Ich habe hier geschrieben, dass man ihn noch süßen muss.

Adil: Sogar mit Fotobeweis, dass er ihn mitgebracht hat.

Martin: Auch da kann man fragen, ob man das im Intranet nötig hat. Für mich ist es eine gute Möglichkeit, als Geschäftsführer etwas für die Mitarbeiter zu tun. Ich koche Quitten aus und stelle den Saft zur Verfügung. Ich glaube, dass solche Gesten die Kultur im Unternehmen stärken. Unsere drei Standorte sind ungefähr drei Minuten voneinander entfernt. Früher haben wir darüber diskutiert, ob das zu weit weg ist. Muss man nicht auf einer Ebene sein und sich zumindest aus der Entfernung sehen, um überhaupt zusammenarbeiten zu können? Oder kann man auch zusammenarbeiten, wenn man fünf Minuten gehen muss, um sich persönlich zu sehen? Diese ganze Aktion versucht, einen Beitrag zum Zusammenhalt im Unternehmen zu sein. Dabei hilft mir der Microblog. Er ist schnell und unkompliziert. Da kann ich Bilder posten, über die ein bisschen gewitzelt wird. Ich habe oben erklärt wie das Einwecken funktioniert. Dann hat einer gesagt: “Nein, eigentlich ist das magic.” Irgendjemand kam mit der Flasche und meinte: “Welches Einhorn hast du denn ausgepresst?” Da entsteht viel Kommunikation, auch viel Oberfläche, die den Leuten erlaubt, mit mir zu kommunizieren.

Adil: Das Schöne daran ist auch, dass es nicht so schnelllebig in der Kommunikation ist. Stell dir vor, wir hätten einen Gruppen-Chat mit 150 Mitarbeitern über WhatsApp bei //SEIBERT/MEDIA. Wenn er heute Morgen dort hineingeschrieben hätte, dass er Quittensaft mitgebracht hat, dann wäre diese Nachricht für mich nach zehn Minuten untergegangen, weil 149 andere Mitarbeiter etwas hineingeschrieben hätten.

Martin: Ein häufiges Problem in Firmen ist es, dass der Microblog untergeht. Die Kunden können ihn in ihren Anwendungsfällen nicht verorten. Der Chat ist sehr wichtig. So wie der Facebook-Messenger, WhatsApp, Google Chat oder Microsoft Teams bietet er in Echtzeit Kommunikation für Gruppen. Er ist ein toller Anwendungsfall und sehr wertvoll fürs Unternehmen. Aus meiner Sicht ist er nicht wegzudenken. Wir brauchen ihn unbedingt. Wenn man so etwas im Unternehmen nicht hat, braucht man etwas im Intranet, das es abbildet. Dann hat man eine persistentere Form von Information. Bei den meisten Unternehmen ist das ein einfaches Word-Dokument. Das gehört meines Erachtens abgeschafft. Das braucht kein Mensch.

Oliver: Ob wir beide das noch erleben werden?

Martin: Ich arbeite täglich daran. Word ist unbestreitbar eine sehr gute Anwendung. Wenn man Verträge aufsetzen und sie ausdrucken will, um sie in Form eines PDF-Dokuments an Kunden zu schicken, dann kann man mit Word arbeiten. Es ist aber etwas anderes, wenn es darum geht, Wissen zu dokumentieren und eine Referenz im Unternehmen zu schaffen. Vielleicht geht es um Dinge, die sich immer wieder verändern. Richtlinien sind nicht in Stein gemeißelt. Sie verändern sich. Wir lernen als Unternehmen, also müssen wir auch unsere Richtlinien verändern. Dann ist Word schlecht. Es ist nichts, was man benützen kann. Wenn ich so ein persistentes Dokument habe, dann will ich es an einem Ort haben. Leute können Kommentare darunter schreiben. Man kann es verändern. Dann ist es orientiert. Es gibt Versionen, aber das ist auch relativ starr. Im Wiki-System gibt es sogenannte Wiki-Patterns, um so eine Seite zu befüllen. Autoren kennen das Empty Page Syndrome, das Syndrom der leeren Seite. Wenn ich einen Blog-Artikel oder ein Buch schreiben will und die Seite noch ganz leer ist, dann ist das irgendwie bedrohlich. Durch diesen Moment muss ich durch. Die Seite braucht eine gewisse Menge an Text, um eine Schöpfungshöhe zu erreichen, die die Seite rechtfertigt. Wenn ich nur zwei Worte hinschreibe, dann ist das keine Seite. Das ist auch kein Word-Dokument. Ich brauche schon sieben bis acht Zeilen, damit die Seite eine Seite wird. Das macht relativ viel Arbeit. Ein Micropost funktioniert auch mit zwei Worten. Das ist wie bei Facebook. Dort kann ich schreiben: ‘Heute ist wirklich ein schlechter Tag.’ Das kann ich auf Facebook posten. Dann schreiben die Leute: ‘Oliver, was ist denn los?’ ‘Die Bahn kam nicht.’ ‘Das ist schlimm. Die Bahn ist unzuverlässig.’ Man hat Gesprächsthemen und das ist der Anwendungsfall. Mein Gefühl ist, dass sich die meisten Kunden dem verschließen. Sie sagen: “Das ist Zeitverschwendung. Das brauchen wir nicht.” Wenn Sie jemanden im Unternehmen einstellen, dann wollen Sie, dass er zu ihnen passt. Er soll in die Kultur hineinpassen. Er soll fachlich versiert sein, was relativ leicht herauszufinden ist. Ob der neue Mitarbeiter ins Team passt, ist ziemlich schwer herauszufinden. Ein Microblog ermöglicht es den Mitarbeitern, sich anzupassen. Durch ihn verstehen sie, wie die anderen Kollegen zusammenarbeiten. Du kennst bestimmt den Spruch, der besagt, dass man Menschen erst wirklich kennenlernt, wenn man mit ihnen Sport betreibt oder spielt. Vielleicht sind sie auf einmal sehr kompetitiv oder sogar ein bisschen gemein. Durch einen Microblog lernt man die Leute besser kennen. Zumindest ist das so, wenn er wie bei uns genutzt wird. Man diskutiert mehr. Wie hoch ist unser Business-Anteil? Vierzig Prozent?

Adil: Ja. Da werden ja auch Fragen geklärt. Vielleicht kommt aus dem Marketing ein Detailentwurf unserer neuen Website. Er wird geteilt und als Zwischenstand präsentiert. Man fragt: ‘Was haltet ihr davon?’ Das tut man, um ein informelles Feedback einzuholen. Damit erhält unser Marketing-Team sofort eine erste Reaktion und alle Mitarbeitenden fühlen sich abgeholt.

Martin: Es gibt keine klare Abgrenzung zum Chat. Will ich in Echtzeit eine Rückmeldung haben? Vorhin habe ich zum Beispiel meine Wasserflasche in der Albertstraße, unserem dritten Standort, vergessen. Dann habe ich in den Chat der Gruppe Albertstraße hineingeschrieben: ‘Kann mir jemand meine Wasserflasche mitbringen?’ Ich hätte diesen Satz auch in den Microblog hineinschreiben können. Das Problem wäre gewesen, dass es dort länger gestanden hätte und es alle hätten sehen können. Das wollte ich aber nicht. Deswegen habe ich es in diesen Chat hineingeschrieben. Für einen Blog-Artikel wäre es nicht wichtig genug gewesen. Es gibt keine Eindeutigkeit, wo was hingehört. Das hassen die Kunden. Für sie muss immer alles eindeutig in eine Schublade gehören.

Oliver: Erfolgreich wird so ein System, indem man sich Gedanken darüber macht, und nicht nur bis zum Launch und in den zwei Wochen danach. Man muss sich Gedanken darüber machen, wie man es am Leben erhält. Wie sorgen wir dafür, dass dieser Irish Pub voll ist? Das ist ein schönes Beispiel. Wenn man weiß, dass in diesem Microblog dauernd etwas passiert, ist das so ähnlich, als würden die Leute im Irish Pub am Fenster sitzen. Das macht Lust, hineinzusehen, weil vielleicht mehr los ist. Deswegen halte ich das für sehr wichtig. Ich kann mir aber auch vorstellen, dass es viele abschreckt. Die Leute sollen lieber arbeiten, anstatt etwas hineinzuschreiben.

Martin: Intern nennen wir das Ambiguitätstoleranz. Das ist die Toleranz, Uneindeutigkeit auszuhalten. Manchmal posten Leute etwas in den Microblog, das eigentlich ein Blog-Artikel sein müsste, weil es sehr gravitätisch und wichtig ist. Dann macht man einen Blog-Artikel daraus, der länger bleibt. Das ist eine wichtige Anbindungsform. Der Inhalt wird per Push-Nachricht an die iOS- und Android-Apps gepusht. “Das muss ein Blogartikel sein!” Ich frage: “Warum?” “Ich glaube, das passt hier hin.” Der Nächste announct das im Chat. Dann weiß jeder, dass es sofort weg ist. So ein Chat ist extrem flüchtig. Bei uns gehen wir sogar davon aus, dass es für den Chat kein Back-up gibt. Manchmal findet im Chat eine spannende oder wichtige Konversation statt. Eine Entscheidung wird vorbereitet, die man gerne festhalten will. Es soll persistent sein und auch morgen noch nachzulesen sein. In so einem Fall muss man den Chat-Verlauf kopieren und ihn in Jira Issue oder auf eine Confluence-Seite stellen, damit er darin enthalten ist. Der Chat ist flüchtig. Wenn er weg ist, ist er weg. Da gibt es keinen Anspruch auf ein Back-up, keine sinnvolle Suche. Gibt es in Google Chat eine Google-Suche? Es ist nicht dafür gedacht, sondern flüchtig.

Oliver: In Diskussionen höre ich häufig: “Wir machen alles mit Slack.” Jedes Tool hat sein Medium. Ich kenne euer System seit ein paar Jahren und habe seine Entwicklung und die Gedanken, die darin eingeflossen sind, beobachtet. Da spielt extrem viel von dem Know-how, das ihr aus der täglichen Arbeit habt, hinein.

Martin: Nehmen wir das Beispiel Slack. Der führende Messenger in deutschen, aber auch in vielen internationalen Unternehmen ist WhatsApp. Das wollen die Unternehmen aber gar nicht. Sie hätten gerne einen selbstkontrollierten, datenschutzkonformen und sicheren Messenger. Der Marktführer der richtigen Lösungen ist aus meiner Sicht Slack. Der Marktführer der intensiven Nutzung in Unternehmen ist mit Abstand WhatsApp. Mitarbeiter in Krankenhäusern bekommen vom Krankenhaus zum Beispiel keinen Messenger zur Verfügung gestellt, er einen schnellen und effizienten Austausch ermöglicht. Also machen sie eine WhatsApp-Gruppe auf, um zu fragen, wer die morgige Schicht übernehmen kann, weil das Kind krank geworden ist. Der Gruppen-Chat ist kein Bestandteil von Linchpin. Wir sorgen dafür, dass sich solche Group Messaging-Systeme einwandfrei in die Intranet-Lösung integrieren lassen. Wir stellen zum Beispiel einen Absprungpunkt zur Verfügung, von dem man in den Eins-zu-Eins-Chat wechseln kann. Oder man bekommt Präsenzinformationen, zum Beispiel für Skype for Business. Wenn ich sehe, dass Adil gerade online ist, kann ich ihn anchatten, weil ich davon ausgehen kann, dass er mir antworten wird. Es ist wichtig, dass Unternehmen verstehen, dass man mit Slack nicht alle Probleme lösen kann. Viele Leute sind zu Recht begeistert von dieser Software. Trotzdem glaube ich nicht, dass man zum Beispiel Microsoft Word durch Slack ersetzen sollte. Es gibt Leute, die denken, dass sie kein Microblogging wie Facebook oder Twitter mehr brauchen, weil sie Slack haben. Darüber kann man diskutieren, aber ich halte es für falsch.

Oliver: Es geht ums Gesamtbild. Ihr zeigt hier diverse Möglichkeiten. Ich könnte mir vorstellen, dass viele Leute damit anfangs überfordert sind. Sie kommen aus einem statischen System, in dem alles geregelt ist und keiner Informationen einstellen darf. Vielleicht können sie kommentieren, wenn sie wollen. Ein Microblog geht darüber hinaus. Es ist wichtig, zu sehen, was man alles machen kann. Du hast das gesagt.

Martin: Das habe ich gesagt. Es war nicht von dir bestellt. Bei der DER Touristik, einem riesengroßen Kunden mit damals über 12.000 Mitarbeitern, war es äußerst hilfreich, jemanden dabei zu haben, der technischen Tiefgang hat. Gleichzeitig hattest du kulturelles Verständnis für den Status quo und das Potenzial, das durch diese Technik erreichen kann. Ich weiß nicht, wie viel Geld DER Touristik dir zur Verfügung gestellt hat. Für mich hat es sich so angefühlt, als hätte es sich fürs Unternehmen gelohnt, sich darauf einzulassen und sich von dir beraten zu lassen.

Oliver: Beraten ist immer so eine Sache. Die Leute denken immer, Berater sind die mit den PowerPoint-Folien, die sie da lassen und dann verschwinden. Ich war dabei und habe wirklich hands on mit euch gearbeitet. Ich war das verbindende Element. Eigentlich spreche ich ungern über Kunden, aber das ist ein besonderer Fall. Sie haben es erlaubt. Ich war der Vermittler und das war gut. Man muss vorausschauen können. Man darf nicht nur eine Liste von vorhandenen Funktionen abhaken, die die Software haben muss. Man muss sich fragen, wie ist die Strategie? Wo wollt ihr hin? Wie wollt ihr die Kommunikation gestalten? Wie sehen eure Standorte aus? Parallel zu den Projekten werden manchmal noch andere Firmen aufgekauft. Dann sind plötzlich andere Länder und andere Sprachen da. Das muss man durchdenken. Es hat noch nie funktioniert, zu sagen: “Das ist die Software, die alles kann. Viel Spaß!”

Martin: Conflucence kommt schon mit einer Mobile App, die auf einen sehr stark kollaborativen Charakter ausgelegt ist. Gerade deutsche Unternehmen betreiben ihre Systeme heute häufig noch hinter einer Firewall. Wir bieten unser Cloud-SAS-Service, unseren Software-Service-Ansatz auch für Linchpin. Viele unserer Kunden betreiben ihr Intranet aber immer noch hinter ihrer eigenen Firewall oder in einer Private Cloud, die wiederum eine Firewall hat.

Adil: Beides ist natürlich mit Linchpin möglich.

Martin: Mit Linchpin geht beides. Die Confluence-App ist schon ein bisschen restriktiver und funktioniert dann nicht mehr so gut. Man kann damit zumindest ein paar Seiten aufrufen und bearbeiten. Bei der Mobile App haben wir uns sehr stark auf Anwendungsfälle, die intranetnahe sind und ein Kommunikationstool haben, konzentriert. Vielleicht kann Adil dir das kurz zeigen.

Adil: Martin hat vorhin schon erwähnt, dass es für Linchpin auch mobile Apps sowohl für Android- als auch für iOS-Geräte, also iPhones, gibt. Hier sehen wir zwei Apps, einmal die //SEIBERT/MEDIA- und einmal die Linchpin-App. Technisch gesehen sind diese Apps identisch. Der Unterschied ist, dass ich die //SEIBERT/MEDIA-App als Mitarbeiter mit meinem eigenen Corporate Design nutzen kann. Auf der rechten Seite sehen wir zum Beispiel die Nachrichten. Diese werden auf meinem mobilen Endgerät im entsprechenden Farbschema angezeigt. White Labeling nennt man das. Nicht nur die Desktop-Variante lässt sich nach dem Corporate Design branden, sondern auch die mobile App, die über den Apple Store oder den Google Play Store heruntergeladen werden kann. Für alle anderen Kunden, die das nicht haben möchten, gibt es die Linchpin Mobile App. Damit kann ich auf sämtliche Inhalte in meinem Intranet zugreifen. Das mache ich, indem ich einfach auf mein Profil klicke. Hier ist der Punkt Mobiler Zugang. Da scanne ich einen QR-Code ein, der mich automatisch im Intranet authentifiziert. Die IT bekommt dann eine Meldung, dass ich mich mit meinem iPhone angemeldet habe. Sie könnte den Zugang jederzeit sperren. Es gibt natürlich weitere Sicherheitsmaßnahmen wie zum einen PIN-Code, oder Face ID oder Touch ID. Wenn ich mein iPhone entsperrt herumliegen lasse und eine andere Person die Intranet-App in meinem Handy aufrufen möchte, muss sie eine PIN eingeben oder sich mittels Touch ID oder Face ID authentifizieren. So habe auch ich mich ins Intranet eingeloggt. Ich kann alle Unternehmensnachrichten sehen und habe Zugriff auf den Microblog. Ich kann Microblog-Einträge verfassen und aufs Personenverzeichnis zugreifen. Wenn ich jemanden suche, gebe ich seinen Namen ein und kann direkt eine E-Mail an ihn schicken. Mit Confluence kann ich auch aufs gesamte Bereichsverzeichnis beziehungsweise auf alle Seiten innerhalb dieser Instanz zugreifen. Ich könnte mir zum Beispiel jederzeit ansehen, was es im Marketing-Team Neues gibt. Hier sehe ich die Ansprechpartner und kann Kommentare verfassen. Für wichtige Nachrichten, die hier veröffentlicht werden, kann ich auch Push-Berichte aussenden. Wenn Martin sein Quittensaft-Imperium aufbauen möchte, ist das eine Nachricht, die für alle Mitarbeiter relevant ist. Er kann dadurch Aufmerksamkeit generieren, dass eine Push Notification gesteuert wird. Ich als Mitarbeiter sehe sie auf meinem Handy und bin sofort im Intranet.

Martin: Da würde ich gerne einsteigen. Adil hat gerade erzählt, dass man sämtliche Seiten im Wiki-System abrufen kann. Das ist eine äußerst wertvolle Funktionalität, die ich unterwegs sehr oft nutze. Irgendjemand schickt mir einen Link zu einer Wiki-Seite. Ich kopiere die URL, öffne sie in der App auf und kann sie dort abrufen. Viele Kunden kamen haben uns gesagt: “Wir fühlen uns nicht wohl, wenn all diese geheimen Daten auf den Telefonen unserer Mitarbeiter sind. Wir trauen wir uns das nicht. Wir wissen, dass es toll ist. Wir wissen auch, dass wir es machen müssten. Auch unsere Mitarbeiter wollen es, aber wir sind noch nicht bereit dazu.” Wir haben gesagt: “Macht es doch einfach und traut euch!” Es ist genauso, wenn ich meiner Tochter, die auf dem Fünf-Meter-Brett steht, zurufe: “Spring einfach! Es wird schon nichts passieren!” Das geht bei solchen Unternehmen nicht. Es ist nicht sicher, was passiert. Es könnte tatsächlich jemand kommen, diese Daten zum Konkurrenten tragen und dort aufrufen. Was haben wir gemacht? Wir haben in der App die Möglichkeit geschaffen, diese Seiten zu deaktivieren. Dann kannst du nur die Nachrichten lesen, nur den Microblog machen, nur die Profile aufrufen, die Leute anrufen und das Mittagessen bestellen. Du kannst keine Seiten abrufen. Wir diskutieren ständig darüber, ob damit nicht die Software kaputtgemacht wird, weil das nur noch ein Linch oder Pin ist. Das Schöne daran ist, dass ich dann ein Internet 1.2 habe. Ich kann sagen: “So weit traue ich mich.” Wenn ich verstanden habe, dass es nicht so schlimm ist, die Daten auf den Telefonen meiner Mitarbeiter zu haben, dann kann die Seiten auch mit einem Klick ansteuern.

Oliver: Ich glaube, dass die Einführung eines Intranets neben der Einführung von Servern, Blech und Konfiguration hauptsächlich das Einspielen einer anderen Software in die Mitarbeiter ist. Das kann man auch iterativ machen. Das Team im Hintergrund kann Folgeaktionen vorbereiten. Es ist toll, so viele Möglichkeiten zu haben, aber man darf die Leute nicht damit überfordern. Wenn man ihnen alle 37 Möglichkeiten auf einmal präsentiert, dann führt das nur dazu, dass sie sagen: “Ach, das ist kompliziert. Damit muss ich mich erst beschäftigen. Ich brauche eine Schulung.”

Martin: Das Problem auch, dass in einem Unternehmen mit 50.000 Mitarbeitern fast garantiert ist, dass irgendein Mitarbeiter zwei dieser 37 Funktionen besser kennt als du. Er kann dich damit bloßstellen. Das ist den Leuten aus nachvollziehbaren Gründen unangenehm. Vielleicht gibt es eine Kultur, in der es nicht opportun ist, nicht alles zu wissen, wenn man fürs Intranet verantwortlich ist. Wenn ich eine Funktion noch nicht anwenden kann und sie nicht benutze, möchte ich nicht, dass jemand kommt und mir erklärt, dass es so oder so viel besser geht und ich die Funktion nicht richtig verwende. Vielen unserer Kunden gibt es ein Stück Sicherheit, zu sagen: “Bis dahin habe ich es verstanden. Das schafft Nutzen, das machen wir jetzt. Die anderen Funktionen halte ich vorerst zurück. Ich weiß zwar, dass das nicht gut ist und dass ich sie einsetzen sollte, aber es geht nicht anders. Ich will den Prozess kontrollieren können. Das Unternehmen erwartet von mir, dass ich mit im Boot sitze. Also mache ich es nur bis dahin.”

Oliver: Man muss es iterativ regeln und ans wahre Leben anpassen.

Adil: Das ist ein gutes Stichwort. Du hast gesagt, dass man auch mit einem Intranet 1.2 starten kann. Das funktioniert ganz einfach, indem man hier Module deaktiviert, die man zu jedem beliebigen Zeitpunkt wieder aktivieren kann. Ein Punkt, bei dem du, Oliver, und sehr geholfen hast, war, das Confluence- oder Linchpin-System aus der IT-Ecke zu holen. Viele unserer früheren Confluence-Projekte waren klassische Business Management Projekte, die wir mit irgendwelchen IT-Abteilungen durchgeführt haben. Beim Intranet-Fokusprojekt bei DER Touristik hatten wir es mit ganz anderen Stakeholdern zu tun. Das waren Kollegen aus der Unternehmenskommunikation, die keine Programmierkenntnisse hatten.

Oliver: Die müssen sie auch nicht haben.

Adil: Deshalb versuchen wir, alles daran zu setzen, dass die Konfiguration des Intranets, sobald es auf technischer Basis auf dem Server installiert ist, ohne Programmierkenntnisse erfolgen kann. Damit ist man nicht mehr von uns oder irgendeinem anderen Dienstleister abhängig, um einen Minipunkt einzuspielen oder ein Profilbild zu ergänzen. Man kann auch einen Microblog um ein Suche- und Biete-Forum erweitern. Das lässt sich ganz einfach über die Benutzeroberfläche steuern, was sehr praktisch ist. Es stellt ein weiteres Abgrenzungsmerkmal gegenüber anderen herkömmlichen Intranet-Systemen dar, die individuell auf Basis der Anforderungen, die sich im Laufe der Zeit wandeln, programmiert werden. Oliver, ich habe dir einige Funktionen gezeigt. Wie Martin vorher schon sagte, ich könnte noch drei Stunden weiterreden. Gibt es zum jetzigen Zeitpunkt Fragen?

Oliver: Ja. Ich weiß von einem großartigen Feature, das ihr noch nicht gezeigt habt. Für euch ist es wahrscheinlich hochgradig trivial, aber für mich war es eine Sensation. Das war der Grund, warum ich parallel zu unserem Projekt dieses Buch geschrieben habe. Könnt ihr das Editieren einer Seite zeigen, einfach den normalen Editor? Ich habe eine Schulung bei Leuten durchgeführt, die vorher SharePoint hatten. Sie wollten an bestimmte Nutzergruppen bestimmte Informationen kommunizieren. SharePoint ist ja auch ein Wiki-System. Zumindest wird es als solches bezeichnet. Ich habe ihnen gezeigt, wie sie etwas editieren können. Sie haben sehr darüber gestaunt. Dann habe ich ihnen gezeigt, wie man ein Video über eine YouTube-URL einfügen kann. Das könnt ihr vielleicht gleich vorführen. Es gab Standing Ovations. Sie haben mich gefeiert und gesagt: “Wir möchten das auch!”

Der unglaublich leicht zu bedienende Editor von Linchpin Intranet

leicht bedienbarer Editor von Linchpin Intranet

Martin: Die Grundanforderung an einen Wiki-Editor ist, dass er so gut wie Microsoft Word oder Google Docs sein. Du kannst nicht in einem Intranet-Team sein, wenn du nicht in der Lage bist, Word oder Google Docs zu substituieren.

Oliver: Jetzt bist du im Edit-Modus einer Seite. Du warst auf einer Seite und bist in den Editiermodus gegangen. Das funktioniert mit dem sensationellen Tastendruck E. Das begeistert viele Leute sehr, weil sie denken, dass man dafür eine komplizierte andere App braucht. Nein, die braucht man nicht.

Martin: Man kann auch auf Bearbeiten klicken. Viele Dinge in Confluence sind gut durchdacht, weil das Unternehmen Atlassian in Australien, das die Grundlagen-Software, die wir benutzen, hergestellt hat, es selbst sehr intensiv genutzt hat. Sie kamen auf die Idee, Shortcuts zu schaffen. Es gibt fünfzig bis sechzig verschiedene Shortcuts, die ich längst nicht alle nutze. E benutze ich häufig oder C, um eine neue Seite anzulegen. Auch innerhalb des Editors gibt es viele Möglichkeiten. Wenn man H eins Punkt schreibt, dann macht er genau das Gleiche.

Oliver: Das mag vielleicht technikaffine Leute begeistern, die von HTML kommen. Das Besondere aber ist, dass es total einfach ist. Man kann alles mit der Maus machen. Ich versuche, den Leuten die Angst davor zu nehmen.

Martin: Hier machen wir eine kurze Einführung, die schon nicht mehr ganz so kurz ist.

Oliver: Aber wertvoll.

Martin: Ich würde bei solchen Präsentationen so gerne erklären, warum H zwei Punkt auf den ersten Blick extrem nerdig aussieht, am Ende aber auch von ganz normalen, nicht technikaffinen Mitarbeitern genutzt wird. Wenn der Mitarbeiter zweihundertmal auf Überschrift geklickt hat und dann herausfindet, dass das auch mit einer ganz einfachen Abkürzung möglich ist, dann wählt er natürlich diese Abkürzung.

Oliver: Das geht aber erst, nachdem sie zum System hingeführt hat. Sie dürfen keine Angst davor haben. Wenn sie es jeden Tag benutzen und man ihnen diese Möglichkeit zeigt, dann haben sie ein Aha-Erlebnis. Wenn man ihnen von vornherein sagt: “Ihr könnt all das auch programmieren”, dann sagen sie: “Nein.”

Martin: Meine Schwiegermutter ist Ende siebzig. Sie kommt immer noch alle zwei bis drei Wochen zu mir und sagt: “Martin, ich muss dir etwas zeigen. Ich habe etwas am iPhone entdeckt. Da kann man Bilder bearbeiten! Zuerst war das Bild ganz dunkel, dann habe ich hier geklickt und es wurde hell.” Sie ist glücklich, weil sie eine Funktion entdeckt hat, die schon mit den ersten iPhone möglich gewesen wäre. Das wusste sie aber nicht. Damals hätte sie es auch nicht wissen müssen. Sie war froh, mit dem iPhone wie mit einem Fotoapparat Fotos schießen zu können. Damals war ans Bearbeiten noch nicht zu denken. Wenn ich ihr gesagt hätte: “Du kannst nicht nur Fotos schießen, du kannst sie auch nach Kontrast und Helligkeit bearbeiten”, hätte sie geantwortet: “Lass mich mit dieser ganzen Technik in Ruhe! Das ist mir viel zu kompliziert.” Das Schöne an Confluence, dass das noch funktioniert, wenn man es schon zwei Jahre lang in Benutzung hat. Du hast uns eingeladen, um unsere Lösung vorzustellen. Häufig spreche ich mit Kunden über andere Lösungen. Diese anderen Lösungen haben sie nach drei Wochen verstanden, weil sie dann schon sämtliche Funktionen einmal ausprobiert haben.

Adil: Jetzt füge ich die URL des YouTube-Videos ein. Das ist wahrscheinlich das, was du meintest. Sobald ich jetzt die Seite aktualisiere, ist das Video eingebettet.

Oliver: Du hast die URL des YouTube-Videos genommen und eingefügt. Damit ist das Video eingebettet. Das war der Moment, in dem die Schulungsteilnehmer ausgerastet sind. Sie meinten: “Wieso geht das? In unserem Intranet können wir nur ein Bild pro Artikel einfügen. Können wir hier auch zwei einfügen?” Ich habe gesagt: “Ihr könnt auch hundert Bilder einfügen.” Das habe ich ihnen gezeigt. Daraufhin haen sie haben fast die Welle gemacht. Das war die Lösung für ihr Problem. Sie wollten gerne zwei Bilder einfügen, es war aber nur eines möglich. Der Anbieter hat gesagt: “Das können wir euch programmieren. Es kostet aber so und so viel.” Damit war es erledigt.

Martin: Ich habe das Gefühl, dass die Leute, die sich die Welt, in die wir gerade versuchen, einzutauchen, ansehen, denken: ‘Das sind ein paar verrückte Nerds unter sich.’ Du kannst Bilder einfügen, sie größer und kleiner machen. Du kannst Spalten wie in einer Zeitung layouten, ohne Ahnung von Layout zu haben. Du kannst einen Auszug der erstellten Inhalte anfertigen. Diesen Auszug kannst du auch auf einer anderen Seite anzeigen oder an zehn unterschiedlichen Stellen.

Oliver: Das ist aber schon Intranet 2.1.

Martin: Du kannst es verschachteln und dynamisch aktualisieren. Wenn sich das ändert, dann das auch. Du kannst in einer Seite Dokumente einbinden. Diese kann man einfach per Drag and Drop hochladen. Ich zeige das noch einmal ganz kurz. Wenn du auf E wie Editieren klickst, dann gibt es ein Word-Dokument. In diesem Word-Dokument kann ich im Kontext einen Kommentar schreiben. Ich zeige dir einmal, wie man es da hinzieht. Ich kann sagen: “Schick das diesem oder jenem Kollegen, damit er benachrichtigt wird!”

Adil: Die Inhalte aus dem Word-Dokument werden indiziert, damit ich sie über die Suche auffinden kann.

Martin: Wenn du anfängst, Confluence zu erklären, bist du drei Stunden lang beschäftigt. Was an dieser Stelle reichen muss, ist der Vergleich von drei Wochen zu zwei Jahren. Die Software, die wir als Basis-Software benutzen, ist unglaublich tief und mächtig, obwohl die Anwender sie innerhalb von zwanzig Minuten verstehen und anwenden können. Nach und nach entdecken sie weitere Möglichkeiten und Funktionalitäten. Da ist es hilfreich, einen Berater wie Oliver zu haben, der den Leuten dabei hilft, neue Anwendungsfälle zu entwickeln. Es macht erst Sinn, wenn ich das Irish Pub bekomme. Die Top-down-Kommunikation funktioniert von Anfang an. Die macht das Intranet-Team. Der Vorstand ist auch dabei. Er will ja kommunizieren. Das Intranet ist steril, aber im Irish Pub befinden sich anfangs nur drei Leute. Wenn ich es betrete, steht die Luft nicht. Alles ist schön aufgeräumt.

Oliver: Noch nicht einmal der Boden klebt.

Martin: Zwei Leute unterhalten sich gedämpft. Die Atmosphäre ist eher wie in einem Kaffeehaus. Das ist die zentrale Herausforderung. Die Top-down-Kommunikation bewältigt das Intranet-Team, weil es Zeit und Muße dafür hat. Das Zentrum des Projekts ist es, dieses Irish Pub zu entwickeln. Eigentlich will der Vorstand ein Ed-Sheeran-Feeling. Er steht auf der Bühne. 80.000 stehen unten und sehen zu ihm hoch. Sie warten darauf, dass er den ersten Song anstimmt. Dieses Gefühl hätte der Vorstand gerne, wenn er eine Nachricht veröffentlicht. Tatsächlich steht er aber hinter der Bühne, auf der Ed Sheeran gerade singt. Er spricht die Information ohne Megafon in irgendeine Richtung und denkt: ‘Das könnte ich auch lassen. Warum ich 20.000 Leute kündige oder nicht, weiß anschließend ohnehin niemand. Was ich kommuniziere, kommt nicht an.’ Das ist das Grundproblem, das zu Intranet-Projekten führt. Genau dafür brauche ich das Irish Pub. Ich will nicht, dass die Leute nur hineinsehen, weil ich ihnen gerade eine Kaffeetasse gegeben habe. Ich will, dass die Leute jeden Tag dreimal hineinsehen. Ich will dort ein Foto von Quittensaft posten. Anschließend sollen von den 150 Leuten sieben auf mich zukommen und mir irgendeine Story über Quittensaft erzählen. Dann muss ich nichts mehr tun. Ich brauche ein System, das lebt.

Oliver: Genau deswegen habe ich darum gebeten, dass du auch dabei bist, auch wenn es dann länger dauert. Man merkt, dass du für dieses Thema brennst. Das war damals auch ein Entscheidungsgrund. Ich habe schon diverse Anbieter gesehen, die gepitcht haben. Glücklicherweise war ich auf der Seite des Kunden und konnte mir ansehen, wie die Anbieter Sachen präsentieren. Manche Vorträge bestanden aus lieblos zusammengestellten PowerPoints, die einfach mit einem Logo ergänzt wurden. Ihr habt gefragt, was wir wollen. Ihr habt Fragen gestellt. Das fand ich großartig. Dann merkt man, wo es hingeht, und bekommt ein Werkzeug, mit dem man arbeiten kann. Wenn man sagt: “Lass uns klein anfangen. Das sind die folgenden sieben Stufen, die wir folgendermaßen beschreiten”, dann ist das gut.

Martin: Ein weiteres großes Potenzial für die Leute, die dir zuhören, ist, dass es sehr modular ist. Ich kann sagen: “Das gesamte Linchpin ist mir zu viel. Ich engagiere Oliver Ratajczak und fange an, mit einem Wiki-System zu arbeiten. Ich nehme die Basis-Software. Ich installiere sie und sehe sie mir an.” Damit kann ich auch schon viel machen. Das ist vielleicht noch kein Intranet, aber ich kann mit der Zusammenarbeit beginnen. Viele große Unternehmen haben Confluence schon im Einsatz. Die sagen: “Die Software brauche ich nicht, weil ich sie schon habe.” Dann fängt die Personalabteilung, die Unternehmenskommunikation oder eine andere Abteilung an, mit jemandem, der Ahnung davon hat, herauszufinden, wie man die Software für die eigenen Anwendungsfälle nutzen kann. Man kann sich schrittweise annähern. Viele Kunden springen auch gleich ins kalte Wasser und machen gleich Intranet 1.4. Das ist häufig etwas komplexer, weil man mehr Anwendungsfälle bearbeiten muss und mehr Leute kommunikativ erreichen will. Adil war einmal bei einem Einzelhändler, der ihm am Ende des Beratungsgesprächs sagte: “Alles ist toll und funktioniert hervorragend. Bitte berücksichtigen Sie, dass wir nur einen Versuch haben. Dann muss es sitzen. Wenn wir das jetzt machen, organisieren Sie mir bitte einen Partner oder einen Projektmanager, der das wirklich erfolgreich umsetzen kann. Wir bekommen keine zweite Chance. Wenn es nicht funktioniert, sind Sie draußen, egal, wie gut Ihre Lösung ist.” Kulturell ist das aus meiner Sicht nicht unbedingt modern, aber der Erfolg gibt diesen Einzelhändlern teilweise sehr viele Freiheiten, so etwas zu diktieren. Dann ist es schön für sie, zu sehen, dass sie es modular aufbereiten können.

Oliver: Rudi Carrell hat einmal gesagt: “Wenn ich ein Ass aus dem Ärmel ziehen will, dann muss es vorher hineingesteckt haben.” Das bedeutet, dass Vorbereitung alles ist. Es funktioniert nicht, zu sagen: “Da habt ihr alles. Probiert einfach herum.” Man muss die Leute ein bisschen führen.

Martin: Unser großer Vorteil ist, dass Atlassian, der Hersteller der Software, auf deren Grundlage wir das präsentieren, sehr viele Asse im Ärmel hat. Ich muss sie nicht hineinstecken. Es ist schön, wenn du uns darum bittest, zu zeigen, wie man eine Seite anlegen kann. Für ist das eine Standard-Funktion. Aber es stimmt, andere Systeme haben diese nicht.

Oliver: Man konnte es ja gerade sehen. Ein Upgrade machen zu müssen, um zwei Bilder pro Artikel einstellen zu können, ist indiskutabel. Mit eurem System ist man vollkommen flexibel. Es sieht auch noch gut aus und ist einfach zu benutzen. Ich will hier gar keine Werbung machen, auch wenn wir oben Werbung einblenden. Mir gefällt es. Was ihr entwickelt habt, wie viel ihr darin investiert und wie ihr es vorlebt, gibt dem Ganzen recht. Ich finde, es ist ein großartiges System. Danke!

Martin: Wir danken dir für die Bühne.

Oliver: Wir werden diesen Beitrag bei Facebook ausspielen. Vielleicht könntet ihr darunter Kommentare schreiben. Das wäre toll. Die Leute können Fragen stellen. Kontaktiert euch gegenseitig, stellt Fragen, gebt uns ein Herzchen oder ein Like. Mir hat es Spaß gemacht. Danke schön!

Adil: Danke, gleichfalls!

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