So wird dein Digitalisierungsprojekt erfolgreich: Viele Digitalisierungsprojekte laufen schief und setzen nicht die erhofften Effizienzen frei. Warum ist das so?

In dieser Folge mache ich mir einige Gedanken, warum das so ist und gebe Tipps, wie du den Erfolg deines Digitalisierungsprojekt sicherstellst. So sorgst du dafür, dass die Digitalisierungsprojekte in deinem Unternehmen auch wirklich nachhaltigen Nutzen bringen.

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Warum wirkt Digitalisierung oft wie Selbstzweck?

Heute geht es mal in dieser Folge darum, dass Digitalisierung kein Selbstzweck ist. Warum sage ich das so? Weil ich genau das erlebe, dass in vielen Unternehmen da scheinbar ein Selbstzweck zu sein scheint. Dass Digitalisierungsprojekte durchgeführt werden, damit man Digitalisierung macht. Aber manchmal leider nicht mit Sinn und Verstand. Und auch nicht durchdacht und auch nicht über Abteilungs- oder Bereichsgrenzen hinaus. Deswegen stell ich das fest und hau einfach mal dieses Statement raus: “Digitalisierung ist kein Selbstzweck“. Also ich erlebe das genauso.

Wir müssen doch irgendetwas machen…

Alle sprechen von Digitalisierung und viele haben so das Gefühl, da müssen wir wohl irgendwie mitmachen. Und schon beginnt dann irgendwie der Aktionismus, man muss mal was machen. Gefühlt werden dann solang geplante Projekte werden dann manchmal umbenannt. Dann steht irgendwo das Wort “Digitalisierung” oder “digital” drin. Und dann werden die umgesetzt, weil plötzlich kriegt man dann im Zweifelsfall dafür Budget. Weil, das ist jetzt ja neu, wir müssen Digitalisierung machen. Also heißt plötzlich jedes zweite Projekt irgendwas mit digitalem Namen und schon reicht das Budget wieder nicht. Also auch wieder spannend. Na ja.

Oder Projekte, die zum Beispiel plötzlich gestartet werden, nach so einem Investitionsstau. Zum Beispiel in der IT gibt es manchmal Sachen, die man eigentlich hätte schon vor Jahren machen müssen. Hat es aber nicht hingekriegt, weil man sich nicht drum gekümmert hat oder, weil man das Budget nicht bekommen hat. Jetzt sagt man, kramen wir das Ding noch mal aus, machen es jetzt mit einem neuen Label, klebt irgendwas mit Digitalisierung drauf. Und zack gibt es dann manchmal tatsächlich Budget. Ganz verrückt. Ja und dann werden die lange auf die Bank geschobenen und Projekte plötzlich umgesetzt. Und dann läuft halt das Digitalisierungsprojekt los.

Ein Digitalisierungs-Leuchtturm-Projekt reicht eben nicht!

Das ist ja eigentlich alles ganz wunderbar…. Aber so ein Digitalisierungsprojekt oder Digitalisierung an sich sollte ein ganzheitliches Ding sein und das ganze Unternehmen irgendwie besser machen. Die Prozesse in einem ganzen Unternehmen besser machen, auch vielleicht sogar die Kundenbeziehungen besser machen. Es wird aber manchmal so rausgepickt und dann wird punktuell irgendwas gemacht. Dann hat man so ein Leuchtturmprojekt im gesamten Unternehmen. Da kann man sagen, da sind wir superdigital. Seid ihr aber nicht. Da habt ihr vielleicht manchmal nur mit digitalen Elementen, Namen, Bezeichnungen, Labels rumgespielt. Also, wenn ich rumgespielt sage, sage ich das so provokant, weil ich das tatsächlich beobachtet habe. Das hilft halt nicht wirklich. Das hilft im Zweifelsfall demjenigen, der sich damit schmücken kann und sagen kann: „Schau mal, was ich hier tolles gemacht habe! Ich bin ganz weit vorn.” Aber im gesamten Unternehmen hilft das beim besten Willen nicht.

Digitalisierungsprojekte sollten immer ganzheitlich sein!

Also Digitalisierungsprojekte sollten eigentlich immer dafür sorgen, dass im gesamten Unternehmen die Prozesse besser werden. Ich sehe aber oft extrem viel blinden Aktionismus. Also plötzlich tauchen lustige Roboter zum Spielen in sehr konservativen Bankfilialen auf. Also irgendwie so jetzt neu, wir sind jetzt die neue Bank. Eigentlich ist alles gleichgeblieben, plötzlich steht da so ein Roboter. Und da kann man damit rumspielen, den kann man was sagen und dann fährt er so ein bisschen hin und her. Hat das was mit Digitalisierung zu tun? Ich finde ja nicht. Plötzlich habe ich auch schon gesehen, liegen dann in manchen Büros dann so VR-Brillen, also für Virtual Reality. Die setzt man halt auf und dann kann man in virtuellen Realitäten rumlaufen und irgendwas machen. Gibt es manchmal spezialentwickelte Apps für. Hatte ich ja schon im Mario hier, in der Podcastfolge mit der Nummer? Weiß ich nicht, werde ich verlinken. Das liegt dann da so rum und dann probiert das so aus. Und kommt demnächst der Geschäftsführer oder Vorstand vorbei, dem setzt man das mal auf. Der sagt: „Oh toll.” Und dann ist auch schon Schluss, habe ich oft beobachtend. Und das war eigentlich total schade.

Musst du jetzt bei jedem Social-Media-Netzwerk angemeldet sein?

Manchmal gibt es Unternehmen, die plötzlich irgendwie so auf den digitalen Zug aufspringen, plötzlich bei allen möglichen Social-Media-Diensten vertreten sind, und wird das manchmal sehr inkonsequent benutzt. Dann postet man mal hier und postet man mal da. Oder man ist bewusst nicht auf dem einen Kanal, aber auf dem anderen, weil man gerade einen hat, der sich damit ein bisschen auskennt. Irgendwie alles komisch. Es gibt Gebäude, die bunt angemalt werden. Plötzlich stehen da Kicker. Oder ganz besonders lustige bunte Sitzmöbel, es ist alles so offen und so lustig. Aber das Problem ist halt, oft beobachte ich, dass diese Änderungen reine Makulatur sind. Also irgendwie scheint das so zu sein, dass da jemand behaupten kann: „Schau mal, wie wir uns verändert haben! Wir sind jetzt total modern und ganz digital und ganz bunt.”

Aber wenn man mal hinter die Digitalisierungsfassade schaut…

Aber wenn man, da manchmal unter die Haube schaut und das ist ja meine Aufgabe als Ratgeber. Dass ich da vorbeikomme, guck, wo liegen die wirklichen Probleme? Was kann ich helfen, wo kann man an welchen Schrauben drehen? Sehe ich halt oft, dass viele Unternehmen bei alten Vorgehensweisen bleiben und die einfach vollkommen unreflektiert manchmal einfach bestehen lassen. Und dann so ein bisschen Makulatur obendrauf setzen. Und das ist es halt nicht. Also Digitalisierung ist einfach schon echter harter Tobak, wenn man aus einem nicht digitalen Unternehmen kommt, und will das dann digitalisieren oder bestmöglich durchführen. Sondern Digitalisierung, dann muss man da schon sehr oft an das Eingemachte gehen und viele Prozesse komplett noch mal durchdenken und feststellen, wie haben wir denn bis da gearbeitet, wie werden wir in Zukunft arbeiten? Was ändert sich für uns? Das ist echt nicht, so einfach immer eben paar Gebäude anstreichen.

Digitalisierung ist eine Chance, keine Bürde!

Aber das Besondere halt, Digitalisierung ist ja eine Chance. Also ist eine Chance um Ineffizienzen, die sich lang eingeschlichen haben im Unternehmen, einfach auszumerzen, um ganzheitlich als Unternehmen sozusagen besser werden zu können. Und nicht nur in einem winzigen Teilschritt. Also was ich oft erlebt habe, auch auf Konferenzen, dass viele Leute es kennen, mit Digitalisierung gleichsetzen. Also wenn ich mein Papier im Büro scanne, dann mache ich Digitalisierung. Ja, man sagt manchmal, ich digitalisiere dieses Papier mit einem Scanner, dann habe ich ein digitales Dokument. Ja, aber das ist dann zwar digital sage ich mal in Anführungsstrichen. Aber wenn das nicht richtiggemacht wird, dann wird natürlich dabei auch der Text nicht erkannt, man kann elektronisch nicht danach suchen. Man findet das Dokument nie wieder, man kann es dann wieder irgendwo in ein Laufwerk ablegen, so ähnlich wie man früher einen bestimmten Ordner abgelegt hätte. Und das ist halt ein kleiner Schritt Richtung Digitalisierung, aber nicht im Sinne von richtiger Digitalisierung. Weil vielleicht wäre das sinnvoll, dieses Papierdokument am Anfang zu ersetzen. Vielleicht ist es der Prozess, der dieses Papierdokument erzeugt?

Vielleicht muss man da einfach mal ein paar Schritte vorher anfangen und sagen: „Guck mal! An der Stelle war das früher so. Da haben wir ein Papier erzeugt, da stand was drauf, das hat irgendjemand bekommen. Der hat das abgetippt in ein anderes System und dann ist es weitergegangen. Vielleicht macht es Sinn, das System A, was dieses Papierdokument ausspuckt und das System B, was die Information da drauf abgetippt, eingetippt bekommt, miteinander zu Verbindungen über eine Schnittstelle.

Und Zack, das ist Digitalisierung.

Dann sprechen die beiden Systeme miteinander und niemand muss mehr irgendeinen Quatsch abtippen. Also irgendeinen Quatsch abtippen, tut mir leid, wenn ich das so sage. Aber mir rollen sich immer die Fußnägel hoch, wenn ich sehe, dass irgendjemand was von einem Papier in einen Rechner abtippt. Wo ich weiß, dass das da aus diesem Papier schon aus einem anderen Rechner gekommen ist. Also irgendwie denke ich immer, das kann doch nicht wahr sein. Wie ineffizient kann es sein, Sachen abzutippen? Natürlich mit den ganzen Fehlerquellen: Abtippen, Vertippen, was vergessen, falsche Zeile gerutscht, all so Dinge. Manchmal beobachte ich halt auch, dass das Leute dann so sagen: „Wir sind jetzt ganz digital, weil früher haben wir hier Faxe bekommen, auf Papier. Jetzt bekommen wir das Fax digital gescannt als PDF in einer E-Mail-Mailbox.” Das ist jetzt auch noch nicht so letzte Ausbaustufe von Digitalisierung. Weil ja, ich habe ein elektronisches Dokument, aber das habe ich ja nur gescannt. Und es liegt halt in einer E-Mail, aber noch lange nicht in irgendeinem Ordner, wo man es einfach wiederfinden kann.

Vielleicht ist es auch nicht indiziert, vielleicht sind die Texte nicht gelesen?
Vielleicht kann man danach nicht suchen?

Also alles auch nicht so richtig. Ich gib dir mal eine Faustregel. Also, wenn bei dir im Unternehmen irgendjemand irgendwas von einem Papier oder von einer E-Mail oder einem anderen gescannten Dokument in ein anderes System hineinkopieren oder gar abtippen muss, dann ist in Hinblick auf die Digitalisierung bei euch noch ganz viel Luft nach oben. Das ist immer so ein Punkt, indem man einfach mal hellhörig werden muss. Irgendjemand tippt was ab. Vorsicht! Kann man natürlich sagen: „Ja, abtippen muss er ja gar nicht, er kann es ja kopieren mit der Maus, copy and paste einfügen. Ja auch, geht schneller. Ist aber trotzdem noch ein manueller Prozess, der dazwischen ist und vielleicht kann man den mal automatisieren? Vielleicht? Vielleicht sind die Systeme auch so alt? Keiner kann die mehr bedienen, keiner kann die mehr entwickeln. Kann sein, da muss man damit leben. Aber zumindest sollte man drüber nachdenken, warum ist das so und kann man an dieser Stelle mal ansetzen? Es gibt halt nämlich ein witziges Zitat, es wird diversen Leuten zugeschrieben. Ich weiß gar nicht, die Originalquelle?

Wenn du einen schlechten Prozess digitalisierst…

Das heißt, eigentlich, wenn du einen Scheißprozess hast und den dann digitalisierst, dann hast du einen digitalen Scheißprozess. Und genau das bringt es irgendwie ziemlich genau auf den Punkt. Da ist nämlich genau das Problem. Es gibt Prozesse da draußen, die im Laufe der Jahre, also ich sage mal, teilweise sogar Jahrzehnte irgendwie ziemlich in die Jahre gekommen sind. Und der erste Schritt, bevor man also hektisch so einen Digitalisierungsanstrich auf so einem Prozess durchführt, sollte es eigentlich sein, dass man diesen Prozess mal überdenkt. (…) Ja, ich weiß. Also viele haben dann totale Angst so: „Oh, wenn wir das alles überdenken müssen, das ist total aufwendig.” Ja, ist es, aber nicht unbedingt immer.

Dein Weg der kleinen Schritte:

Also ich begleite ja auch einige Kunden mit meinem Ratgeber-to-go-Produkt. Das ist relativ simpel, funktioniert ohne großen Heckmeck. Aber da geht es halt eben da drum, sich solche Gedanken zu machen über einzelne Kundenprozesse. Was kann man tun? Wann, an welcher Stelle kriegt der Kunde eine Nachricht? Was passiert da? Wo interagieren wir untereinander im Unternehmen, wie kann man es besser machen? Und oft beginnt halt alles nun mal mit einem ersten Schritt und da muss man einfach mal machen.

Also der Witz ist halt, viele meiner Kunden haben so ein Zeitpaket bei mir gebucht und die nutzen das dann für Telefonate oder längere Videosessions. Und ich begleite die dann sozusagen über einen längeren Zeitraum Schritt für Schritt. Also total unkompliziert. Keine Reisekosten. Oder geht jetzt nur per Telefon oder Videochat relativ günstig. Ich komme nicht irgendwie mit einem Bus von Beratern an und wir graben uns da monatelang ein. Sondern, natürlich muss man dann auch selber arbeiten. Das ist klar. Ich begleite den Prozess nur, kann Impulse geben. Werde dazu benutzt sozusagen, Ideen durch zu diskutieren und zu sagen: „Guck mal Oliver! Wir haben folgende Idee. Denkst du, dass das funktioniert?

Ich kann meistens Feedback geben und sagen: „Kann ich mir vorstellen, weil ich habe was Vergleichbares, mal in der und der Branche gesehen. Das könnte funktionieren, probiere das mal in die und die Richtung aus!” Oft gebe ich denen dann auch sozusagen Hausaufgaben auf. Hört sich ein bisschen doof an. Aber manchmal wir sprechen über Dinge und eigentlich kommt dann raus, jetzt müssten wir eigentlich, bevor wir den nächsten Schritt haben, halt mal evaluieren.

Welche Zahlen sind da, wo kommt das her?
Macht es Sinn, sich darum zu kümmern?
Ist das der wirklich wichtigste, nächste Schritt?

Dann verschwinden die Leute meist mit der Leselupe in der Aktenkammer. Nein, Quatsch. Also die besorgen halt Zahlen. Und entweder schicken die mir die Zahlen zu, ich analysiere die und krieg dann sozusagen Ideen für den nächsten Schritt. Oder wir haben halt wieder eine Session und besprechen das Ganze. Also relativ unkompliziert. Und ja, also kann ich euch nur empfehlen. Ich sag immer, das ist so eine Art auf einen Ratgeber zuzugreifen.

Der ist ungefähr so unkompliziert wie ein Kaffee unterwegs. Und deswegen nenne ich das ganze Ding auch Ratgeber-to-go. Also, wenn dich das mal interessiert, schau doch einfach mal auf ihre-kundenbrille.de/to-go. Ja, denn vergiss nicht, Digitalisierung ist echt kein Selbstzweck. Sondern der sollte immer dazu dienen, dass dein Unternehmen besser wird, effizienter wird. Und vor allen Dingen auch konkurrenzfähiger wird und vor allem Dingen auch bleibt. So das war es eigentlich schon.

Ich wünsche dir einen wunderschönen Tag. Genieße den Tag, lass es dir gut gehen. Und vielleicht hast du irgendwo eine Idee, wo du denkst, wieso habe ich das jetzt abgetippt? Kann man das besser machen? Und dann vielleicht hast du eine Idee. Wenn du Fragen hast, schicke mir eine Mail an podcast@ihre-Kundenbrille.de und lass uns einfach mal quatschen.

Ich würde mich freuen. Bis denn, Tschüss! Dein Oliver