Ist eine nicht mehr gedruckte und nun als PDF produzierte Mitarbeiterzeitung der richtige Weg hin zum Mitarbeitermagazin 2.0? Oder gibt es deutlich bessere Möglichkeiten? Gerne zeige ich dir diese in dieser Folge auf.

Ich gebe einige Anregungen, wie man deutlich mehr aus einem modernisierten Mitarbeitermagazin 2.0 herausholen kann, um die unternehmensinterne Zusammenarbeit nachhaltig zu verbessern.

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Die Details zum Nachlesen

Hat die Mitarbeiterzeitung ausgedient oder gibt es bessere Alternativen zum Mitarbeitermagazin?

So habe ich die Folge genannt. Tja. Erst mal die Frage, was ist überhaupt eine Mitarbeiterzeitung? Wenn du zum Beispiel in einem Kleinunternehmen arbeitest, wo alle Mitarbeiter an einem Standort arbeiten. Jeder kennt jeden, jeder spricht regelmäßig mit nahezu jedem Mitarbeiter. Vielleicht sogar jeden Tag miteinander. Und dann ist es relativ unwahrscheinlich, dass du das kennst. Wenn Unternehmen aber wachsen, das hat manchmal so Wachstumsschmerzen. Wie zum Beispiel, Mitarbeiter kennen sich nicht mehr alle persönlich oder es gibt vielleicht verschiedene Standorte, auf denen die Mitarbeiter verteilt sind. Vielleicht kommen alle Mitarbeiter nur ganz gelegentlich an einem bestimmten Zeitpunkt zusammen, zum Beispiel bei einer Weihnachtsfeier oder bei einem Sommerfest. Oder wie zum Beispiel bei Beratungshäusern. Dann ist es halt so, dass die Berater relativ viel ihrer Zeit beim Kunden draußen verbringen, nur extrem selten daheim, in Anführungsstrichen beim Arbeitgeber im Büro sind. Oder große Teile der Belegschaft arbeiten dezentral. Zum Beispiel als Berater, Monteure oder Flugkapitäne oder Stewardessen. Die sind ja auch ziemlich viel unterwegs und sitzen selten zentral am Schreibtisch in der Zentrale. Oder, wenn man große Teile der Belegschaft hat, die zum Beispiel in produzierenden Bereichen unterwegs sind. Die stehen dann an den Fließbändern und die kann man halt schwierig erreichen mit den Botschaften. Das hat halt sozusagen ein paar Nachteile. Also im Zweifelsfall führt das dazu, dass die Kommunikation zwischen allen Mitarbeitern schwieriger wird. Weil, die kennen sich teilweise gar nicht, die sehen sich selten, die treffen sich kaum. Die haben keine Veranlassung, einfach mal eine Mail zu schicken oder mal anzurufen. Und das Zusammengehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter im Unternehmen kann gesenkt werden. Weil, man ist im Zweifelsfall draußen beim Kunden, arbeitet da als Monteur, als Berater, als Sonstiges und hat eher eine Beziehung zu dem Auftraggeber als zu dem Arbeitgeber. Man bekommt sozusagen vom Arbeitgeber dann zwar sein Gehalt, aber in den Kundenprojekten ist die Beziehung halt mit den Kollegen viel enger als im Zweifelsfall mit dem Arbeitgeber.

Wie funktioniert die Top-Down-Kommunikation?

Was halt noch so typische Wachstumsschmerzen sind, dass zentrale Botschaften von der Firmenleitung, von der Geschäftsführung, vom Vorstand oft schwierig eins zu eins bis hin zum Mitarbeiter zu bringen sind. Klassischerweise nimmt man natürlich solche Kommunikationskaskaden. Der Vorstand verkündet eine neue Botschaft und an seine Führungskräfteebene da drunter. Die sagen es der Führungskräfteebene da drunter und das landet dann irgendwann beim Teamleiter. Der Teamleiter sagt es dann den Teammitgliedern. Und an jeder einzelnen Schicht kann das zu Verfälschungen kommen. Ob jetzt absichtlich oder unbewusst? Jedenfalls kann es dazu kommen. Und deswegen funktioniert das nicht so gut, umso größer man wird. Und um genau diese Schwierigkeiten zu umgehen, hat man vor zig Jahren die Idee einer Mitarbeiterzeitung entwickelt. Manchmal wird das Ding auch Mitarbeitermagazin genannt oder Mitarbeiterzeitschrift oder Mitarbeiterzeitung. Es meint aber alles dasselbe. Das ist eigentlich gar nichts anderes, als ein von einer Redaktion erstelltes Heft. Häufig sozusagen auch tatsächlich als Heft, als gebundenes Heft. Oder manchmal auch habe ich auch schon gesehen, wirklich als Tageszeitung in dem Format einer klassischen Tageszeitung. Und dieses Heft sozusagen wird von einer Radaktion erstellt und enthält ausschließlich Informationen zu Neuigkeiten über Mitarbeiter, Strategien und Visionen und Ideen des eigenen Unternehmens. Also Mitarbeiterzeitung, eigentlich so eine Art Sprachrohr des Unternehmens an die Belegschaft. Sodass die es dann halt da durchblättern können und die Informationen aufsaugen, wenn sie halt Zeit dazu haben. Kommen wir nun mal zu den Vor- und Nachteilen. Also die Vorteile ist definitiv, das ist sozusagen ein zentrales Medium, um seine Botschaften zu kommunizieren aus Geschäftsführungsebene hinaus.

Die Nachteile von Mitarbeiterzeitungen

Hat aber auch ein paar Nachteile. Oft sind diese Zeitschriften wenig interaktiv. Das heißt, es gibt natürlich manchmal einen Aufruf wie: „Sagen Sie uns doch mal Ihre Meinung zu dem Ding! Schicken Sie eine E-Mail an redaktion@unternehmenag.de.” Das führt dann zu solchen Leserbriefen, die dann tatsächlich manchmal redaktionell bearbeitet und im nächsten Heft abgedruckt werden. Was halt wieder zu Leserbriefen sozusagen führt. Also es hat halt diesen Charme von Zeitschriften mit Leserbriefen, die man damals halt ganz gut kannte. Was sich dank Social-Media alles ziemlich etwas zerfasert hat und in die Onlinewelt verlagert hat. Das ist aber sozusagen die Interaktion, die da heraufbeschworen wird. Oft ist so eine Mitarbeiterzeitung aufwendig zu produzieren. Weil, man braucht halt Layout, man braucht Grafiken. Natürlich. Was schwarz auf weiß gedruckt ist und man nach Hause tragen kann. Da ist der Anspruch manchmal auch ein bisschen höher und dann braucht es natürlich entsprechende Texte. Die Texte müssen gut gemacht werden. Also teilweise superhoher Aufwand, um diese Magazine zu produzieren. Und was noch ganz oben drauf kommt, der Druck. Weil, die Zeitungen sind, ja auf Papier. Und deswegen muss das Ganze auch noch gedruckt werden. Das kostet Geld, man muss die Dinger transportieren. Von der Druckerei wieder zur Firma. Muss sie auf die Filialen verteilen, muss es dann an die Mitarbeiter verteilen. Relativ großer Aufwand. Und diese Zeitschriften sind häufig nicht sehr schnell. Das heißt, wenn es irgendwelche Änderungen gibt, dass man dann sozusagen dafür sorgen kann, dass zwei Tage später die Zeitschrift erscheint. Geht halt nicht, weil der ganze Rattenschwanz da hinten dran hängt. Redaktion, Druck, et cetera. Also das ist halt wenig schnell oder im Fachjargon sagt man langsam. Ja, die logische Schlussfolgerung.

Haben Mitarbeiterzeitungen wirklich ausgedient?

Bei so vielen Nachteilen höre ich immer so was wie: „Ja, Mitarbeiterzeitung. Die haben nur aber in digitalen Zeiten ausgedient und die machen überhaupt keinen Sinn mehr. Und das ist überhaupt nicht mehr Stand der Zeit.” Und genau an dieser Stelle sage ich mal: „Achtung!” Denn gerade im Umfeld der Digitalisierung gibt es oft Missverständnisse. Also viele Leute scheinen zu glauben, dass ein Digitalisierungsprozess immer etwas ist, was aus Papier was Elektronisches macht. Und irgendwie scheinen dann viele Menschen auf die Idee zu kommen: „Aha. Etwas was aus Papier was Elektronisches macht. Aha, das ist ein Scanner.” Also wenn ich ein Papier sozusagen scanne, dann bekomme ich ein Dokument, ein Bild ein elektronisches oder ein PDF und dann ist das digitalisiert. Ja, im Sprachgebrauch ist es dann digitalisiert. Aber, die Digitalisierung ist ja deutlich mehr als nur papierlose Informationen in Digitalform zu haben, sondern da geht es halt häufig um Interaktivität. Um richtig abgelegte Informationen die weiter verarbeitet werden können et cetera. Hier in dem Fall geht es da aber um Interaktivität. Und es ist echt nur der halbe Schritt sozusagen, ein Mitarbeitermagazin auf die nächste Stufe zu heben.

Wie sieht das Mitarbeitermagazin 2.0 aus?

Jetzt geht es voran. Jetzt machen wir das Ganze als PDF, das ist nur der halbe Schritt sozusagen. Der richtige Schritt wäre das Ganze auf ein neues Medium zu heben. Ja, gerne elektronisch. Schauen wir uns mal den logischen Schritt an. Also ich persönlich glaube, man muss eine Mitarbeiterzeitung vollkommen neu denken. Weg von redaktionell erstellten Inhalten hin zu einer Hybridlösung. Also eine Mischung aus redaktionell erstellten Inhalten. Zum Beispiel aus der Unternehmenskommunikation und damit gemischt eine Möglichkeit für verschiedene Mitarbeitergruppen sozusagen ihre Inhalte selber einzustellen. Ohne, dass die durch eine Redaktion durch müssen. Ich weiß, jetzt werden wahrscheinlich die Unternehmenskommunikations-Chefs die hier zuhören und sage: „Was? Das geht doch gar nicht. Die können doch gar nicht schreiben. Das sind alles keine goldenen Federn, die haben noch keine wohlformulierten Sätze.“ Nein, haben sie nicht. Sie haben aber Informationen, die im Zweifelsfall aufgrund der Schnelligkeit nützlich sein können für die anderen Kollegen. Und das ist halt ein großer Schritt. Traue ich mich als Unternehmen weg von einer redaktionell aufbereiteten Unternehmenskommunikation in Richtung Mitarbeiter? Hin zu einer Mischung aus diesem? Und eben die Mitarbeiter dürfen selber mal was formulieren und was schreiben, ohne eine Redaktion dazwischen. Weil es halt einfach schneller wäre.

Aber dann können wir die interne Kommunikation ja nicht mehr steuern!

Ich erlebe, dass dann viele Verantwortliche im Unternehmen sagen: „Nein, das geht gar nicht. Mitarbeiterzeitungen, Mitarbeiterzeitschriften, Mitarbeitermagazine müssen immer hundert Prozent redaktionell gepflegt sein. Weil, ansonsten haben wir doch die gesamte interne Kommunikation gar nicht mehr zu hundert Prozent im Griff.” Ja. Und da muss ich denen dann immer einen Zahn ziehen. Weil, die hat man eh nicht im Griff. Also, dass man sich einbildet, dass alle Gespräche, alle Informationsaustauschvorgänge innerhalb eines Unternehmens immer genau gesteuert laufen, entlang der Hierarchie, entlang vorgegebener Prozessrichtlinien et cetera. Das ist doch schon lang nicht mehr so. Wenn es jemals so war? Also alleine mal denkt man an den Flurfunk. Was erfährt man alles, wenn man gerade mal an der Kaffeebar steht oder an dem Kaffeeautomaten? Oder im Zweifelsfall, die Raucher sind immer gut informiert. Weil, die rauchen halt zusammen, stehen draußen und kriegen eine ganze Menge mit. Und das ist so was von inoffiziell. Abgesehen mal davon, wie viele Unternehmen haben da draußen WhatsApp-Gruppen? Ja? Datenschutzmäßig ein schwieriges Thema vielleicht, aber die gibt es trotzdem noch. Natürlich wurde es nicht abgeschaltet, aufgrund fehlender Alternativen. Wenn man den Leuten sagt: „Du darfst keine WhatsApp-Gruppe mehr machen, um mit deinen Außendienstmitarbeitern zu kommunizieren.” Muss man als Unternehmen auch hingehen und sagen: „Ja, okay. Pass auf! Das darfst du nicht! Weil, das ist datenschutzrechtlich schwierig, et cetera, et cetera. Aber wir haben hier eine Alternative für dich. Die ist genau so attraktiv und damit kannst du es auch machen.” Nur halt einfach verbieten führt halt genau dazu, dass man es offiziell verbietet und das Ganze dann sozusagen abwandert und dann viel Kommunikation außerhalb in inoffiziellen Bereichen passiert. Also deswegen glaube einfach, man müsste als Unternehmen so eine gemeinsame Plattform schaffen, auf der man eben diesen Austausch hinkriegen kann. Das kann zum Beispiel auf Basis eines Unternehmenswikis sein oder auf Basis irgendeines modernen Intranet-Systems. Zu den technischen Möglichkeiten habe ich ja schon diverse Folgen gemacht. Die findest du hier in diesen Podcast oder unter www.ihre-kundenbrille.de/podcast. Und dann habe ich hier mal vier Folgen raus geschrieben. Also Folge 2 alleine, die hieß “Einfluss der internen Kommunikation auf den Kunden”. Weil, ich persönlich bin fest davon überzeugt und genau das habe ich ja in den letzten 19 Jahren als Berater auch erfahren. Es ist entscheidend, wie Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens miteinander umgehen, kommunizieren und zusammen arbeiten, um sozusagen den Eindruck des Unternehmens auf den Kunden zu prägen. Ich bin fest davon überzeugt, habe es diverse Male gesehen. Wenn die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens nicht richtig rund läuft, schlägt es bis zum Kunden durch. Und der wundert sich dann manchmal und denkt: „Warum kriege ich diese E-Mail zweimal und warum steht was anderes drin? Und warum kündigt der eine das an und warum seht was anderes im Angebot als in der Rechnung et cetera?”

Also Folge 2. “Der Einfluss der internen Kommunikation auf den Kunden“
Folge 15, “Was kostet ein modernes Intranet?“
Folge 20, “Dein eigenes lizenzkostenfreies Social-Intranet wartet auf dich.” Da habe ich halt mal eine Möglichkeit gesagt, wie man so ein Intranet-System zur internen Kommunikation vielleicht als Ersatz für eine Mitarbeiterzeitung aufsetzen kann. Und das ist sogar lizenzkostenfrei. Also das ist ein Open Source-System. Es gibt also keine Ausrede mehr: „Oh, das ist teuer, das können wir nicht machen.”
Und Folge 14, auch noch ganz interessant.Warum ein modernes Intranet dein Produktivitätsbooster sein kann?

Was genau zeichnet ein modernes Mitarbeitermagazin aus?

Also noch mal zurück zur Frage. Hat eine Mitarbeiterzeitschrift ausgedient? Meine Meinung: „Definitiv nicht.” Wenn diese klug aufgesetzt ist, wenn sie Interaktivität zulässt und wenn sie nicht zu hundert Prozent redaktionell gepflegt ist. Und natürlich darf die zugrunde liegende technische Plattform auch modern sein. Aber das ist definitiv nicht der entscheidende Punkt, sondern es geht da drum ein Ort zu schaffen, an dem sich Mitarbeiter austauschen können, und zwar Mitarbeiter aller Hierarchiestufen. Nicht nur die Mitarbeiter, die operativ miteinander arbeiten müssen, vielleicht in Projekten et cetera, sondern im Zweifelsfall auch der Vorstand, die Geschäftsführung, die dann mit Mitarbeitern dort kommunizieren kann. Nicht kommunizieren im Sinne von reiner Top-Down-Kommunikation, Botschaften verteilen. Was auch bestimmt darin geht und auch in Ordnung ist, aber eben nicht nur. Sondern auch schon, man darf da nicht überrascht sein, dass wenn man was veröffentlicht. Eine neue Strategie, eine Vision, ein Bild oder vielleicht mal eine Frage der Geschäftsführung an die Mitarbeiter und die Belegschaft antwortet dann. Und das ist eigentlich das, was man raus kitzeln muss in diesen schnelllebigen Zeiten. Was glaubt ihr, wenn wir uns folgendermaßen entscheiden? Wir überlegen gerade strategisch in die Richtung zu gehen. Es gibt zwei Möglichkeiten, A und B. Was glaubt ihr, was wären Vor- und Nachteile? Was glaubt ihr, wo wird uns das Ganze auf die Füße fallen, wenn wir das so machen? Und ich verspreche euch, es gibt immer kreatives Feedback, an das man im Zweifelsfall vorher nicht gedacht hat. Weil, viele Mitarbeiter machen viele Dinge und niemand weiß alles genau, wie es aktuell umgesetzt ist. Und es ist auch anmaßend zu sagen, ja wir haben ja alle unsere Prozesse dokumentiert. Die sind hier in diesem Portal drin. Damit wissen wir genau, wie es passiert. Nein. Damit haben wir nur irgendwelche Prozesse dokumentiert. Aber dass die Prozesse die dokumentiert sind, dem wahren Leben entsprechen, habe ich leider sehr selten erlebt. Also noch mal zurück! Ich bin fest davon überzeugt, eine Mitarbeiterzeitschrift, ein Mitarbeitermagazin, et cetera hat definitiv nicht ausgedient. Es muss halt nur sinnvoll sein. Sinnvoll aufgesetzt, modern, interaktiv, schnell und nicht zu hundert Prozent redaktionell gepflegt.

Du hast Fragen? Ich habe Antworten für dich!

Also mein Angebot an dich. Wenn du noch Fragen dazu hast. Also wie man sozusagen so eine Mitarbeiterzeitung modernisieren kann? Was die Vorteile wären, um die Miteinanderkommunikation und die interne Zusammenarbeit in der Belegschaft zu heben? Dann beantworte ich dir gerne deine Fragen. Ich halte mir dafür öfter mal ein paar Stündchen frei. Gehe einfach mal auf www.ihre-kundenbrille.de/Kaffee. Dort kannst du dir einfach in meinem Kalender einen Termin buchen. Ich rufe dich dann zu dem vereinbarten Termin an. Ich nehme uns beiden ein Kaffee und ich beantworte deine Fragen. Und gib dir vielleicht ein paar Tipps, wie du es umsetzen kannst. Keine Angst! Es kostet noch nicht mal was.

Ich freue mich, dass du bis hierhin zugehört hast, und sage mal:

“Bis bald!” Liebe Grüße aus dem Ruhrtal

dein Oliver