"Es ist nicht alles dringend. Niemals!" Lars Bobach

Auf einen Kaffee mit Lars Bobach im lockeren Gespräch über die Produktivitätssteigerung in digitalen Zeiten, Selbstmanagement, feuchter Keller, Menschen erfolgreich machen, das Navi fürs Leben, der Unterschied zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit, Firefighting, Zeit für strategisches Denken, Abwesenheitsnotiz, Kommunikationsleitfaden, No-email-policy, kontextbasierte Kommunikation, Zeitverschwendung, machst du es nicht richtg dann machst du es zweimal, vor 10 Uhr keine E-Mails, E-Mail-App vom Smartphone löschen, Mitteilungen Appzähler und Benachrichtigungen ausschalten, Feuer nicht per E-Mail melden, Fachkräftemange, Mitarbeiterbindung, Verantwortung abgeben, Freiheiten bei der Arbeit, bewusst Verantwortungen delegieren und Vertrauen.

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Die Shownotes zu dieser Podcastfolge

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Der Inhalt dieser Folge

Oliver Ratajczak: Schön, dass du heute wieder dabei bist. Heute treffe ich mich wieder mit einem Gast auf einen Kaffee, um über deine Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung in digitalen Zeiten zu sprechen. Heute treffe ich mich mit einem unglaublich erfolgreichen Podcaster, auf einen Kaffee mit Lars Bobach. Hallo Lars!

Lars Bobach: Hallo Oliver! “Unglaublich erfolgreich”, ich muss jetzt hier gerade grinsen.

Oliver Ratajczak: Ja, das war Absicht, so fängt das gleich lustig an. Nein, ich meine, an deinem Gesicht kommt man ja kaum vorbei, wenn man mal in die iTunes-Charts schaut, deswegen sage ich mal “unglaublich erfolgreich” im Sinne von unglaublich sichtbar. Und du bist ja nicht nur sichtbar, du hast ja auch etwas zu erzählen. Also deswegen habe ja gedacht, lass uns einfach mal zusammensitzen, auch wenn es nur virtuell ist und mal reden.

Lars Bobach: Ja, um die Uhrzeit trinke ich auch keinen Kaffee mehr. Wir haben ja jetzt, ich weiß ja nicht, wann ihr das wird da draußen hört, nach sechs, da kann ich mir auch keinen Kaffee mehr erlauben.

Oliver Ratajczak: (lacht) Ja, ja, da muss man dann bis nachts drei weiterarbeiten, damit man langsam in Schlaf kommt.

Lars Bobach: Ja, genau!

Oliver Ratajczak: Lasse ich auch! Also, dann wie auch immer, Tee oder Sonstiges. Ja, für die Leute, die dich nicht kennen, wäre super, wenn du mal bisschen was du dir sagen könntest. Wer bist du so, was machst du so, wie arbeitest du und warum?

Lars Bobach: Ja also, Lars Bobach, ich bin erst mal dreifacher Familienvater, seit über 20 Jahren verheiratet, das alles mit ein und derselben Frau, das ist heute ja keine Selbstverständlichkeit mehr.

Oliver Ratajczak: Das muss man heute erwähnen, das stimmt.

Lars Bobach: Ja, genau. Und ja, ich bin Unternehmer, ich habe drei Firmen derzeit noch, die mir gehören, bin in zwei davon auch noch aktiv. Und habe mich dem Thema Selbstmanagement verschrieben, das ist so mein Herzensprojekt. Und ich hatte damals so meine erste Firma, mit der ich mich wirklich so selbstständig gemacht habe neben den ganzen Dingern, die ich neben meinem Studium gemacht habe, wo man so ein bisschen etwas ausprobiert hat. Ich habe feuchte Keller abgedichtet, das war ein Franchise-System, ISOTEC, da war ich recht erfolgreich, aber das hat mir irgendwie nichts gegeben, da fühlte ich mich leer. Ich habe gutes Geld verdient, war erfolgreich, aber ich habe gedacht, nein, da muss ein bisschen mehr noch irgendwie sein. Und habe mich dann verschrieben dem Thema “Ich möchte Menschen erfolgreich machen!” Und in dem Sinne habe ich jetzt zum einen hier meines Selbstmanagement-Geschichte, da habe ich eine Online-Akademie mit vielen Mitgliedern, da gebe ich Workshops zu, so “Navi fürs Leben”-Workshops, wo man so sein eigenes Navi fürs Leben entwickelt. Und parallel habe ich dann noch eine Online-Marketingagentur, denn viele fragten mich nach meinem Erfolg, in Anführungszeichen, der Sichtbarkeit im Internet, wie machst du das, kannst du uns da helfen. Ja, und da habe ich dann noch eine Online-Marketingagentur gegründet, um den Unternehmen, die noch keine Sichtbarkeit im Internet haben, da auch ein bisschen zu helfen.

Oliver Ratajczak: Ja, das ist ja prima! Heute sprechen wir sage ich mal weniger über Online-Marketing oder Sichtbarkeit oder zumindest nicht ganz direkt, sondern eher darüber sozusagen, was kann man selber machen, um produktiver oder sich besser zu managen, würde ich sagen. Da kriegst du den Leuten ja auch mit deinen Podcasts oder mit einer Webseite oder diversen Möglichkeiten, die du gerade aufgezeigt hast. Was ist denn so die Haupthürde nach deinem Verständnis dafür, dass die Leute sagen, irgendwie komme ich nicht mehr so ganz klar, ich habe das Gefühl, da läuft ein bisschen was schief. Ich muss was tun, also im Sinne von “ich muss mich selber managen”.

Lars Bobach: Ich glaube, das größte Thema, was alle haben, die größte Herausforderung ist, einfach “dringend” von “wichtig” zu unterscheiden. Und ich kann bei jedem, mit dem Gespräch, sei es in meinem Podcast, in meinen Workshops und, und, und, das ist allen irgendwie nicht richtig bewusst. Der Unterschied zwischen “dringend” und “wichtig”. Und es ist interessant, wenn man die Leute dann fragt und sagt: “Hör mal, was hast du den heute oder was hast du nächste Woche wirklich richtig, richtig Wichtiges zu tun? Sage mir das mal, was ist nächste Woche so super wichtig, was du unbedingt machen musst?” Da kommt entweder ein Stammeln, “ähm, öhm, äh” oder “ja, das Angebot XY” oder “die Auswertung keine Ahnung was” und da sage ich immer: “Das ist wichtig? Bist du dir da sicher?” Und einfach, das man gar nicht mehr weiß, was ist jetzt dringend und was wichtig. Und der Steven Covey ist ja eines meiner großen Vorbilder, der ja die sieben Wege zur Effektivität geschrieben hat, der sagt ja, wir leben in einer Zeit der Dringlichkeitssucht. Wir sind darauf erpicht, nur noch dringende Dinge zu tun, weil sie schnell sind und wir werden getrieben, machen das, machen Haken und empfinden dabei auch noch so ein befriedigendes Gefühl. Und das ist dann das Gefährliche, dass wir noch dringende Dinge tun und das Wichtige gar nicht mehr machen und bei den meisten, dass Wichtige gar nicht mehr präsent ist, die wissen gar nicht mehr, was wichtig ist. Und das ist glaube ich die große Herausforderung, vor der wir stehen.

Oliver Ratajczak: Ich hatte vor kurzem ein Coaching mit einem Geschäftsführer. Und wir haben so eine ähnliche Diskussion in genau die Richtung geführt. Und dann sagte ich: “Wie machst du denn das? Was gehst du an, was machst du eigentlich den ganzen Tag?” Und da sagte er: “Ich bekämpfe Feuer.” Habe ich gesagt: “Und welche Feuer bekämpft du?” Dann hat er gesagt: “Immer da, wo die Flammen am höchsten schlagen, darum kümmere ich mich.” Und das ist genau das Problem, weil, das ist ja dringend, weil, da muss man halt löschen, aber das hat ja wenig mit Langfristigkeit, mit Strategie, mit Überlegung zu tun, sondern eher nur schnell, schnell überleben im Kampf sozusagen.

Lars Bobach: Ja, und wo das endet, das kann man sicher vorstellen. Mache das mal zehn Jahre, da bist du durch, das geht nicht gut, da leidet deine Gesundheit, da leidet deine Familie, da leidet alles. Und auch die Firma, muss man dazu sagen. Wenn du nur noch da hier in deiner Firma da dran bist, Brände zu bekämpfen, so tägliches Firefighting, da kommst du mit deiner Firma auch nicht vorwärts.

Oliver Ratajczak: Genau, das ist es nämlich! Also Chaos sozusagen auf allen möglichen Ebenen, das sehe ich aber häufig. Also ich arbeite viel für große Konzerne und bin dann da öfters auch in Meetings eingeladen und ich bin manchmal erstaunt darüber, wie ineffizient manche Meetings sind oder wie organisiert sind will ich jetzt gar nicht sagen, weil das Wort Organisation würde da manchmal gar nicht passen. Also, die kommen dann halt so zusammen und besprechen eine Stunde und hätten dann weiter zum nächsten Meeting. Da ist dann irgendwie, wie soll ich sagen, noch nicht mal Luft zum Durchatmen. Zwischendurch wird dann irgendwie in der Kantine vorbeigegangen, noch ein Brötchen gegriffen, und ab ins nächste Meeting. Und dann denke ich immer, was macht den ihr da, wann überlegt ihr mal wirklich strategisch langfristig irgendwas? Weil alle Leute immer nur so gehetzte sind. Das kennst du ja auch.

Lars Bobach: Ja, nicht nur gehetzt, die Leute kann man ja auch mal anders fragen: “Wann macht ihr eigentlich eure Arbeit, wenn ihr nur in Meetings sitzt?” Es gibt eine Studie, vor kurzem habe ich die gesehen, dass der durchschnittliche deutsche Arbeitnehmer achtzig Prozent seiner Zeit in Meetings und mit anderen Kommunikationsformen beschäftigt ist. Also achtzig Prozent ist er erst mal damit beschäftigt. Und da fragt man sich ja, wann kommt der denn dann zu seiner Arbeit, wann macht er denn mal die Dinge, die einen wirklich nach vorne bringen, die die PS auf die Straße bringen, die Firma nach vorne bringen, wenn man achtzig Prozent nur in Meetings und ähnlichen Gesetz. Und dann, wie du sagst, und natürlich dann auch noch strategisch denken, das fällt dann ja komplett hinten runter.

Oliver Ratajczak: Ein guter Freund von mir, der ist in einen ziemlich großen amerikanischen Konzern eingestiegen und hat da Leute kennenlernt und er meinte, die sind von einer Telko in die nächste, also Telefonkonferenz und er hat ihnen irgendwann mal beim Kaffee gesagt, also wann arbeitest du eigentlich? Dann sagt der, Moment mal, das ist meine Arbeit. Also, für den war das vollkommen selbstverständlich. Natürlich hat man den ganzen Tag Telkos, acht Stück, jeweils eine Stunde, und dann ist der Tag rum und gut ist, zwischendurch noch ein paar E-Mails beantworten. Aber ja, kann manchmal sein, bei virtuellen Teams, dass das Sinn macht, aber die Frage ist, wo passiert die Wertschöpfung und sind Meetings immer so sinnvoll? Was kannst du denn den Leuten raten, um genau aus diesem Ding auszubrechen?

Lars Bobach: Ja gut, erst mal den Unterschied zwischen “dringend” und “wichtig”, das hatten wir ja gerade, das sollte sich wirklich jeder mal fragen und überlegen, was ist dringend und was ist wichtig. Und ich muss dann immer, das Beispiel ist, dass ich es schon fast gar nicht mehr sagen kann, aber es funktioniert, dass das eine mal bewusst wird, unsere Gesundheit ist uns allen wichtig und das uns irgendwo klar, aber trotzdem vernachlässigen wir sie. Genau aus den Gründen, weil wir dringende Dinge tun müssen, weil wir Telko müssen, weil wir ihn dieses Meeting müssen, weil das Angebot für Kunde XY noch fertiggestellt werden muss, vernachlässigen wir die wichtigen Dinge. Und das ist ja die Frage, macht euch erst mal bewusst, was ist wichtig. Das ist das Allererste. Und dann kann ich nur jedem raten für wirklich ein gutes Arbeitsgefühl, dass man was geschafft hat und so, dass man aktiv seinen Tag gestaltet und nicht nur sich von anderen vorschreiben lässt, was man zu tun hat. Und ich bin immer wieder erstaunt darüber, wie viele Leute, und das sind jetzt Angestellte, Führungskräfte, aber auch Geschäftsführer, sich morgens von ihrem E-Mail-Eingangskorb erst mal den Tag diktieren lassen. Zwischen den Meetings werden die E-Mails beantwortet und das war der Tag. Und das ist diese Fremdsteuerung par excellence, ich reagiere nur, E-Mail sind grundsätzlich Aufgaben, die andere für mich haben, ich arbeite gar nicht an meinen eigenen Dingen. Und das ist unbefriedigend hoch zehn, deshalb da mal bewusst machen, wann will ich an die E-Mails rangehen und wie gehe ich mit E-Mails um. Weil, das ist ja neben den ganzen, wenn du ja sagst, im Konzern ist das mit den Meetings so, klar, aber das ist noch mal zusätzlich was. Ich hatte letztens einen bei mir im Workshop, der hatte 9870 unbeantwortete E-Mails (lacht) in seinem Eingangskorb.

Oliver Ratajczak: Hoffentlich nicht erst am Anfang des Tages bekommen.

Lars Bobach: Nein, nein, also nicht über einen Tag, aber über die Zeit. Und das erzeugt ja so einen Stress und einen Druck und das ist ja der absolute Horror.

Oliver Ratajczak: Ja, vor allen Dingen ist es ja gar nicht abzuarbeiten. Und damit wird es ja nicht besser. Ich habe mal, das passt da gerade ganz gut, mal einen witzigen Effekt: Ich habe jemanden angeschrieben, der war IT-Leiter in einem größeren Konzern, da kam dann so eine Out-Office-Replay wieder und da dachte ich, ach, ist er im Urlaub. Dann lese die so durch und da stand dann sowas drin wie “Ich bin zur Zeit im Urlaub, die E-Mails, die ich jetzt bekomme, die werden gelöscht, die lese ich nicht. Wenn Sie meinen, das war wichtig, dann schreiben Sie mir noch mal, wenn ich wieder da bin, ich bin ab dem Datum wieder da.” Und da war ich persönlich total geschockt auf den ersten Blick, weil ich dachte, das ist krass, weil das ist eine außenwirksame E-Mail, ob man das so schreiben kann, ist ja so eine Sache. Und habe dann eine Umfrage gemacht bei Facebook und habe gesagt, wie findet ihr das, ist das okay, ist es nicht okay? Und dann gab es ein sehr witziges Ergebnis, es war ungefähr fünfzig-fünfzig. Also fünfzig haben gesagt, auf gar keinen Fall, das geht nicht, einfach löschen, ist ja eine Unverschämtheit. Und die anderen haben gesagt, na ja, steht doch drin, also dann muss man halt noch mal schreiben. Und da merkt man schon, wenn man das nicht sauber definiert, dann gibt es immer Missverständnisse. Genauso bei den E-Mails. Man kann die ja gar nicht schaffen, abzuarbeiten, wenn man so einen großen Berg hat. Dieser Stress ist eben nicht zu unterschätzen.

Lars Bobach: Nein! Und ich kann da nur jedem empfehlen, ich meine, in einem Konzern, weiß ich nicht, ob man das kann, aber man kann ja in kleinen Schritten da anfangen. Aber gerade in Unternehmen oder Teams oder so sich mal wirklich überlegen, welche E-Mails sind sinnvoll. Ich sage immer, einen Kommunikationsleitfaden mal einführen, dass man okay, auch zum Beispiel, wann müssen E-Mails beantwortet werden, auch ein riesen Thema, gerade bei Angestellten. Muss ich nach sechs meine E-Mails noch beantworten, mein Chef hat mir ja um sieben Uhr abends noch eine E-Mail geschickt, erwartet der jetzt, dass ich direkt darauf antworte, dass man das einfach mal in so einer Art Richtlinie, Leitfaden auch da mal zusammenfasst, finde ich total wichtig. Weil, da ist auch eine große Angst, gerade von Angestellten, muss ich dem jetzt antworten, sonst kommt die nächste Beförderung nicht oder schmeißt er mich dann irgendwann raus. Auch da ist wieder Stress verbunden. Und ich kann nur sagen, also ich sitze jetzt hier in meiner Online-Agentur, wir sind nicht riesig, aber wir haben eine interne No-E-Mail-Policy, wir schreiben uns intern keine E-Mails. Weil wir sagen, da gibt es andere Tools für, andere Möglichkeiten und viel bessere Möglichkeiten. Und sich das auch mal zu überlegen, gibt es nicht Möglichkeiten gerade in einem Team, wo man viel besser mit kommunizieren kann. Und jetzt meine ich nicht WhatsApp oder Slack oder irgendwie sowas, sondern kontextbasiert, dass man da kommuniziert, wo die Arbeiter wirklich ist, wo die Aufgabe ist, wo die Daten liegen. Und dann wird die ganze Kommunikation auch viel, viel einfacher.

Oliver Ratajczak: Kannst du das noch ein bisschen näher ausführen, irgendwie ein Tool empfehlen oder, ich bin nicht so ein Tool-Freund, sage ich mal, mir geht es eher darum, dahinter zu verstehen, wie sinnvoll zu arbeiten und ein Tool ist dann eher zweitrangig, aber vielleicht kann so dazu noch Genaueres sagen, wie man kontextbezogen sozusagen dann kommuniziert.

Lars Bobach: Gerne. Also, ich bin jetzt auch nicht der riesen Tool-Freund, ich bin auch da immer der Freund von weniger ist mehr, aber wenn man zum Beispiel hingeht und so ein Kanban-Tool wie Trello oder MeisterTask einsetzt. Und das ist ein gutes Beispiel, so ein Kanban-Tool, Trello habe ich damals in meinem Handwerksbetrieb eingesetzt. Weil, da ging es mir auch auf den Zeiger, dass sobald da Kommunikation stattgefunden hat, per E-Mail oder dann hier über SMS oder was weiß ich was, und da haben wir jetzt gesagt, okay, wir bilden die ganze Auftragsabwicklung einfach in so einem Kanban-Board, in Trello ab. Also, der Auftrag kommt links rein, das wird eine Karte, Kanban kennst du?

Oliver Ratajczak: Ja, ja, klar! Also, ich schon, aber vielleicht sagst du noch mal zwei Sätze dazu, falls die Hörer das nicht kennen.

Lars Bobach: Ja. Also, Kanban ist im Prinzip, man hat so eine Pinnwand, ein Board nennt sich das, das ist in Spalten aufgeteilt und da gibt es Karten in den Spalten und die Karten können in den Spalten hin und her wandern. Wir haben das damals so aufgebaut, das so eine Karte links anfängt, eine Karte ist immer ein Auftrag, wir haben in dem Handwerksbetrieb 600 Aufträge im Jahr abgewickelt. Und das war wahnsinnig unübersichtlich, also das ohne dieses Board zu machen, als wir dieses Board hatten, war da super übersichtlich. Und ich konnte genau sehen, welcher Auftrag in welchem Status ist, wer gerade sich damit beschäftigt und, und, und. Und dann fand alle Kommunikation zu diesem Auftrag in dieser Karte statt. Da gab es so Kommentarfunktion und da hat der Handwerker, der war auf der Baustelle, hat mit dem Kunden abgesprochen, dass er in drei Tagen erst wiederkommt oder, weil das irgendwie trocknen muss oder dass er eine Wand mehr bearbeitet, dass es dafür Mehrkosten gibt, das hat er dann in die Kommentare geschrieben. Sprich alle, die sich die Karte angeguckt haben, waren informiert. Es Musste nicht irgendwie eine E-Mail in CC an alle geschickt werden. Und vor allem, die mich ja dann trifft, wenn ich mich gar nicht mit dem Thema beschäftigen will. Ich will gar nicht mich gerade mit dem Kunden beschäftigen, weil ich tausend andere Dinge auf dem Schreibtisch habe, kriege dann die E-Mail noch und sortiere die irgendwohin, was soll ich damit machen, sortiere die irgendwohin, habe es direkt wieder vergessen. Da in der Karte, ich gucke da rein und sehe in dem Moment die Kommunikation, aha, ach ja, das ist erweitert worden, alles klar, der fährt erst in drei Tagen wieder hin. Der Kunde ruft an, ich bin informiert, alles wunderbar.

Oliver Ratajczak: Schön, dass du gerade gesagt hast, da ist es eben kontextbezogen. Bei E-Mails gibt es ja manchmal Leute, die da so als Diskussionsmedium verstehen. Da diskutieren die da, die Verteiler werden immer länger und am Ende, wenn es dann ganz eskaliert, dann wird der Chef noch in CC gesetzt. Dann denke ich immer, der arme Kerl, was soll der jetzt mit dieser E-Mail, die zwischen zehn Leuten hin und her gegangen ist und X Antworten hin und her, eine riesen lange E-Mails mit irgendwie einem Kontext, wie soll der denn jetzt reagieren. Also, soll er das alles jetzt durchlesen und dann noch einmal abwägen, also, das ist definitiv das falsche Medium. Aber viele setzen es halt genauso ein.

Lars Bobach: Nein, kann ich nur von abraten. Wie gesagt, wir in der Agentur hier, wir schreiben uns keine E-Mails intern. Null.

Oliver Ratajczak: Finde ich super. Kann man natürlich, das hast du am Anfang auch gesagt, bei großen Konzernen kann man jetzt nicht einfach hingehen und sagen, wir schreiben jetzt keine E-Mails. Aber ich sage, vielleicht ja doch. Vielleicht kann man ja das ja doch machen. Weil, der größte Konzern fängt im Zweifelsfall bei den Mitarbeitern an sich an und bei dem kleinsten Team. Und das die man sich kann ja so etwas vereinbaren. Ich habe das mal in einem Team gemacht, da haben wir mal mit einem E-Mail-freien Mittwoch angefangen. Also sozusagen, es war verboten, intern eine E-Mail zu schreiben. Erst haben wir angefangen da sozusagen CC zu verbieten für einen Tag. Dann haben die Leute plötzlich gemerkt, dass es an diesem Tag viel weniger E-Mails gab, fanden das toll, und haben halt die E-Mail verboten. Und so passierte halt viel mehr Kommunikation, also plötzlich standen die Leute auf dem Flur und haben diskutiert und so. Nur das Problem ist, wenn der Chef dann sagt, ja, Moment, die sollen ja arbeiten und nicht auf dem Flur diskutieren, hat man ja da meistens schon das Problem, dass man die natürlich abholen muss.

Lars Bobach: Ja aber, wie du eben sagtest, man kann in kleinen Teams anfangen. Ich habe auch jetzt gerade eine Beratung in einem großen Konzern auch, der da auch in einem kleinen Team, siebzig Mann, und da machen wir das jetzt genauso. Da fangen wir jetzt genauso klein an und sagen, so, lass uns das jetzt mal so versuchen hier, dass in dem Bereich zumindest schon mal aufhört. Und das kann er auch schon dann eine riesen Entlastung sein.

Oliver Ratajczak: Ja, klar! Und vor allen Dingen, es spricht sich dann ja auch herum. Weil es ein war total verrückt ist, wie man teilweise Zeit verschwenden kann. Aber, wie oft habe ich das erlebt, da kommt eine E-Mail vom Vorstand und plötzlich ist eine ganze Abteilung nachgelegt für drei Tage und arbeitet (unv. #00:16:27-1#) Präsentation. Und nachher fragt man dann mal nach, was wolltest du eigentlich damit, ja, da kommt dann raus, ich habe mir gedacht, ich frage da mal nach, vielleicht haben die ja sowas, sagte der Chef. Aber die haben natürlich gesagt, oh mein Gott, der will, dass wir das komplett durcharbeiten. Wie es soeben ist bei der Kommunikation, man muss manchmal auch einfach mal nachfragen, was meinst denn du damit.

Lars Bobach: Ja, absolut.

Oliver Ratajczak: Ich habe noch so ein Beispiel, da hat ein Vorstand immer irgendwelche E-Mails geschickt, da stand oben ” FYI” drin und die Kollegen, die die gekriegt haben, haben immer gesagt, was will er denn nun. Habe ich gesagt, erfrage ihn doch! Also “FYI” heißt “for your information”, aber was heißt das? Heißt das “nimm das Kenntnis”, “lies das durch, wenn du Zeit hast”, “bearbeite es”, “reagiere irgendwie darauf”, was heißt denn das? Keine Ahnung! Und der Witz ist halt, das ist immer unterschiedlich. Egal, in welchem Unternehmen ich bin, einmal ist es so, bei dem anderen ist es so, also das kann man nur klären.

Lars Bobach: Ja! Und als Chef, wenn dir jemand zuhört, der dann auch ein Team hat oder eine Firma oder so, da immer mit gutem Beispiel vorangehen. Selber erst mal keine E-Mails mehr intern schreiben, sich überlegen, ist das wirklich so wichtig, würde ich gerne so eine E-Mail in CC kriegen oder muss ich jetzt schreiben. Also auch da, ich sag mal so, die Führungskräfte beschweren sich alle über zu viele E-Mails, schreiben aber wahnsinnig viele und wahnsinnig lange. Habe ich jetzt auch mit einem Geschäftsführer gesprochen, der hat mir eine E-Mail geschrieben. Habe ich gesagt, wenn du so eine E-Mail schreibst, in der Länge (lacht), an deine Mitarbeiter, die werden ja wahnsinnig, wann sollen die den zum Arbeiten kommen, wenn die immer solche E-Mails von dir lesen müssen? Das muss man dann auch wirklich mal kritisch hinterfragen. Also, jeder selber.

Oliver Ratajczak: Genau. Jeder selber. Und das ist sozusagen hierarchieunabhängig eigentlich auch. Und sowas zu sagen wie ich bin hier nur das kleine Rad im Getriebe, ich kann ja gar nicht, weil, das kommt von oben, das stimmt ja nur immer bedingt. Also man kann schon bei sich selbst anfangen. Und allein die Frage, wie du schon sagtest, sich zu stellen, was ist heute dringlich, was ist wichtig, hilft ja schon.

Lars Bobach: Mhm (bestätigend).

Oliver Ratajczak: Und das Thema “dringend und wichtig”, also alleine, wenn man sich die Frage stellt und sagt, bei mir ist nichts wichtig, ich muss immer nur dringlich abarbeiten, dann müsste man vielleicht mal genau gucken, ist das wirklich so oder läuft da wirklich nicht irgendetwas dramatisch schief.

Lars Bobach: Also, wenn man im Support arbeitet oder im Callcenter oder so, dann kann das ja sein, als Sachbearbeiter. Aber, wir sind ja, die meisten, die ja auch sehr wahrscheinlich deinen Podcast hören oder bei mir auch, da sind ja Wissensarbeiter meistens. Das heißt, wir sitzen, also diese Knowledge-Worker, wir sitzen am Schreibtisch, müssen viel organisieren, machen und tun. Und da ist nicht alles dringend, niemals. Das kann gar nicht sein. Und dieses Dringende immer nur, wie gesagt, überlegt mal, wo das hinführt. Wir haben nicht umsonst so viele Burn-out-Geschichten und, und, und. Fünf Millionen Deutsche nehmen Physiopharmaka. Ich meine, das will ich jetzt nicht alles Aufdringlichkeit schieben, aber da wird ein großer Teil damit im Zusammenhang sein, weil wir uns gar nicht mehr fokussieren können, es wird alles nur noch so schnell und oberflächlich gemacht und das ist wirklich schade.

Oliver Ratajczak: Ja, das Oberflächliche, das kann ich auch bestätigen, egal wo. Auch, wenn ich als Kunde unterwegs bin und manchmal irgendwie Produkte einkaufe denke ich immer, man, man, man, früher habt ihr die erst fertig gemacht, bevor ihr sie verkauft habt, dann kommen die Online-Marketing-(unv.) daher und dann verkauft man erst mal das kleinste Produkt, was eben ein Produkt ist und dann reift es beim Kunden nach. Kann ich aus Marketinggründen schon verstehen, aber als Kunde macht das nicht immer Spaß. Dann wird es oberflächlich hingehudelt und dann gibt es halt schnell einen Patch, also gibt es so einen Flicken, und dann gehen sie weiter. Aber, dass jemand mal was richtig durch denkt, von vorne bis hinten, und dann fertig macht und dann erst verkauft, erleben wir leider viel zu selten, habe ich manchmal das Gefühl.

Lars Bobach: Ja gut, meine erste Firma war ein Handwerksbetrieb, da gilt ja nun mal der eiserne Satz “Machst du es nicht richtig, machst du es zweimal!” und das ist auch immer noch so. Und deshalb, da kann man sich Oberflächlichkeit eigentlich gar nicht leisten.

Oliver Ratajczak: Ja, das ist auch ein schönes Beispiel. Deswegen, ich habe auch gerne sozusagen Kunden aus dem Mittelstand, sogar aus dem Handwerksbereich, wo ich denke, Mensch, da kommt direkt was raus. Und wenn man da halt oberflächlich ist, fällt es einem halt selber auf die Füße, da sieht man es dann halt. In manchen zerfaserten Unternehmen, wo man nicht genau weiß, wie spielen die einzelnen Abteilungen zusammen, also so als Einzelne. Was ich häufig beobachte, passiert genau das. Da macht man so sein Ding und das wird abgehakt und der Vorgang in SAP ist dann halt weg. Und ich frage dann immer so was wie, weg ist er ja nicht, wo ist er denn jetzt? Dann geht es schon los, weil man gar nicht weiß, wie man da überhaupt zu arbeiten. Und das ist manchmal schon wirklich sehr abstrus. Aber, zurück zum Thema. Was kannst du den Leuten empfehlen sozusagen, was sie noch selber machen können. Dringlichkeit, Wichtigkeit hatten wir. Das ist halt so ein Punkt, E-Mails nicht immer auf Gedeih und Verderb sozusagen verwenden, hast du da noch andere Tipps?

Lars Bobach: Ja also zum Thema E-Mail natürlich, das ist ja so eines meiner Lieblingsthemen, also erst mal nicht den Tag mit einem Blick in den E-Mail-Eingangskorb starten. Grundsätzlich nicht. Also, davon kann ich nur jedem abraten. Weil, sobald du die E-Mail-App öffnest, bist du im Reaktionsmodus. Und meine eiserne Regel ist, vor zehn Uhr gucke ich keine E-Mail an. Ich meine, ich kriege ja auch E-Mails, jetzt zwar nicht intern, aber Kunden und so, die schreiben mir auch. Und da ist auch keiner böse, wenn ich denen erst um zehn Uhr antworte, ich habe auch keinen Autoresponder, dass ich es um zehn Uhr angucke, das ist auch völlig normal, dass das mal ein bisschen dauern kann. Also, da grundsätzlich nicht mit dem Blick in den E-Mail-Eingangskorb den Tag starten, kann ich nur jedem raten vorher, ich nenne das immer so meine MDD, meine “Mach Dein Ding”-Zeit, dass man sich vorher wirklich mal so eine Zeit blockiert, im Kalender, und zwar mit sich selbst einen Termin macht und sagt, das ist meine fokussierte Arbeitszeit. Meine Produkte heißen ja alle “Mach Dein Ding”, MDD und so, deshalb heißt dass die MDD-Zeit, wo ich wirklich an den wichtigen Dingen arbeite. Und ich überlege mir halt vorher für die Woche, für den Monat, was es wichtig, was sind meine Ziele, die ich erreichen will. Und das kann auf unterschiedlichster Ebene sein. Sei es als Selbstständiger, dass ich an meiner Firma arbeiten will, dass ich ein Buch schreiben will, dass ich aber auch gleich meine Karriere als Angestellter nach vorne bringen will. Und da tue ich dann die wichtigen Dinge. Und erst danach starte ich in den Tag, ins Tagesgeschäft, wo ich ja dann oftmals in den Reaktionsmodus komme, der auch gut ist. Den brauchen wir ja auch, weil wir wollen ja kommunizieren. Aber um Gottes willen nicht so starten. Weil, da kommen wir wirklich nur in den Reaktionsmodus und das ist ganz schlecht. Und noch ein wichtiger Tipp, das ist wirklich für viele ein ganz, ganz entscheidender, was ihm es angeht: Die E-Mail-App vom Smartphone löschen. Das habe ich seit fast zwei Jahren jetzt und ich kann nur sagen, es ist ein Segen, weil diese E-Mail-Checkerei, das ist wirklich eine Krankheit und die hört einfach auch. Ich gucke nicht mehr nach meinen E-Mails an meinem Smartphone, weil ich kann ja eh nichts damit tun. Ich gucke sie mir an, es gibt die wenigsten E-Mails, die habe ich mit zwei Wörtern beantwortet, sondern ich muss dann irgendwas schreiben, also mache ich es dann doch nicht, ich habe es aber im Hinterkopf, nehme sie mit, bis ich wieder am Rechner oder am iPad bin, wo ich sie dann bearbeite. Also ich lese sie dann mindestens zweimal durch, was ja auch schon verschenkte Zeit ist, aber ich schleppe sie ja auch schon im Hinterkopf die ganze Zeit herum. Also auch da die Checkerei aufführen, einfach die E-Mail-App sagt vom Smartphone, vom iPhone runter und wirklich sich hinsetzen und sagen, jetzt bearbeite ich meine E-Mails und nicht, ich checke sie.

Oliver Ratajczak: Ja, das stimmt. Also auch Vorgänge sich mal anfassen, damit ist ja wirklich niemandem geholfen. Was ich auch noch super finde, ich hatte mal mit einer Kollegin zusammengearbeitet, ich habe versucht, ein Konzept zu schreiben und saß mit der im Büro und bei der dingelte jede E-Mail, da gab es immer ein Ping. Das hat mich persönlich wahnsinnig gemacht und ich habe mich gefragt, wie in Herrgotts Namen will die denn da bitte einen klaren Gedanken fassen. Wir haben unser nachher geeinigt, dass sie das abschaltet. Aber, das ist auch so ein Ding. Also jede E-Mail ein Ton, WhatsApp und dann klingelt auch der Facebook Messenger, oh man!

Lars Bobach: Also, dass auch. Das muss auf allen Geräten aus. Also Mitteilungen, aber auch diese App-Zähler, alles ausschalten. Weil, man wird ja nur seiner Konzentration gerissen und das bringt der überhaupt nichts. Also, da kann ich auch nur raten, wirklich App-Zähler, Benachrichtigungen, alles aus und sich bewusst hinsetzen und sagen: So, das ist jetzt, jetzt gucke ich mal da rein. Und mal ehrlich, wenn irgendwas dringend ist, wenn meine Frau oder meine Kinder von mir irgendwas Dringendes wollen, was machen die? Die rufen mich an!

Oliver Ratajczak: Ja, das funktioniert immer.

Lars Bobach: Ja! Und genauso meine Kunden. Wenn die irgendwie was, wenn irgendwas brennt bei denen und irgendwas nicht so funktioniert, wie es sein sollte, dann greifen die zum Hörer und rufen mich an. Da schickt keiner eine E-Mail oder eine SMS oder so. Ich bringe immer das Beispiel, was würdest du tun, wenn dein Haus brennt, dann rufst du ja auch die Feuerwehr an, du schickst ja auch keine E-Mail und die melden sich am nächsten Tag und sagen, ja, ich gucke nicht vor zehn in meine E-Mails! Nein, du rufst an! Also, du verpasst keine dringenden Dinge, das geht gar nicht, weil die Leute können dich ja jederzeit anrufen und erreichen. Aber diese App-Zähler und Benachrichtigungen, alle aus.

Oliver Ratajczak: Dein Beispiel mit der Feuerwehr ist sehr schön, ich sage mal, der Autoresponder löscht mich, also das sehe ich nicht.

Lars Bobach: Genau!

Oliver Ratajczak: Das finde ich super. Also würde ich auch mal sagen, weil hier ja relativ viele Führungskräfte zuhören, was ich so mitbekomme, die müssten das Ganze eigentlich mal vorleben und den Leuten auch die Freiheit geben und sagen, guck mal, wenn ich dir eine E-Mail schreibe, erwarte ich nicht, dass du in drei Minuten antwortest. Das Ding kann auch abgehangen sein, vielleicht präziser, in einem Tag. Hilft ja allen. Nur, das muss man halt auch vorleben, das ist genau das Ding. Hast du noch einen Tipp für Unternehmer sozusagen, was die machen könnten, um sich auf die nächsten Jahre vorzubereiten, also Stichwort Fachkräftemangel, Mitarbeiterbindung. Weil, das ist ja auch ein Thema, wie gehe ich mit meinen Mitarbeitern um und wie ist das Arbeitsklima eigentlich.

Lars Bobach: Ja, ich meine, ich habe ein paar Unternehmen und meine Mitarbeiter sind auch wirklich langjährig da und ich versuche auch, die lange zu finden. Also was ich mache, also ich gebe viele Freiheiten, ich gebe viel Verantwortung ab. Ich bin ja nun ein klassischer Mittelstand, kleiner mittelständischer Betrieb, und da werde ich sowieso vom Gehaltsgefüge und somit den Konzernen oft gar nicht mithalten können. Und warum wollen die Leute gerne bei mir arbeiten? Weil sie vielleicht ein bisschen Freiheiten genießen, weil sie gewisse Verantwortung bekommen, die sie in anderen Firmen vielleicht nicht haben. Und das ist auch so mein Führungsstil, dass ich bewusst Verantwortung delegiere. Dass ich sage, pass auf, das ist dein Verantwortungsgebiet und das bearbeitest du. Und dann gibt es natürlich ein paar KPIs, die man vielleicht festlegt vorher und sagt, daran messe ich, ob du das gut machst oder nicht. Und das war es dann. Und ich bin kein Freund von diesem Micromanagement und delegierte Aufgaben nachhaltiger und so. Da kriege ich jeden Tag eine Anfrage, wie hältst du delegierte Aufgaben nach. Dann sage ich immer “gar nicht”. Null. Ich vertraue da und wenn der das nicht macht, dann ist es ja seine Schuld, weil irgendwo wird ihm das ja dann auf die Füße fallen und dann sehe ich ja, oh Moment, hier, da stimmt ja irgendwas nicht bei dir. Aber ich bin ein großer Freund davon, Verantwortung abzugeben. Und da habe ich wirklich ein sehr gutes Gefühl, was Mitarbeiterbindung angeht im kleinen, mittelständischen Unternehmen, dass genau diese Leute genau das suchen. Dass sie verantwortungsvoll umgehen wollen. Und dann bin ich jemand, ich erwarte von meinen Mitarbeitern nicht, und ich finde es sogar schrecklich, ich meine, wir führen dieses Interview, wir haben jetzt halb sieben, ich bin ja mutterseelenalleine seit einer Stunde in meiner Firma. Weil, ich möchte gerne, dass die so lange arbeiten. Sondern sie sollen sie wirklich um ihre Familien kümmern. Ich habe hier ganz viele junge Familienväter, Familienmütter auch in meiner Agentur. Die soll nach Hause, sollen sich um ihre Familien kümmern, die können alle Homeoffice machen wann sie Lust haben dazu, das kann jeder wirklich für sich tun. Solche Dinge einfach, wirklich große Freiheiten geben, ich glaube, das ist wahnsinnig wichtig.

Oliver Ratajczak: Das glaube ich auch. Und nicht nur in kleinen und mittelständischen Unternehmen, sondern das ist auch ein Konzernding. Also ich glaube, da muss noch viel Umdenken passieren. Ich sehe das glücklicherweise bei vielen, ich kann es auch manchmal blind beeinflussen, aber ich glaube, das ist der riesige Hebel. Und hat es gerade ein Wort zu nebenbei eingeflochten, Vertrauen. Ich glaube, das ist das riesen Ding. Also wenn ich meinen Mitarbeiter nicht vertraue und dauernd deren Arbeit nacharbeiten und kontrollieren muss, dann werde ich auch nicht glücklich mit der Nummer.

Lars Bobach: Nein. Das auch. Und ich weigere mich auch gegen so eine Rocketisierung der Firmen, dass das alles wirklich All-Nighter und jeder bis acht Uhr im Büro und hier, ich weiß nicht, Elon Musk da, ich kenne zufällig einen, der bei dem gearbeitet hat, der wird ja von allen als Guru gefeiert, aber wehe, du arbeitest da nicht siebzig Stunden die Woche! Ja, das ist wirklich so, das ist der Horror. Würde ich nie machen mit meinen Mitarbeitern. Ich bin froh, wenn die wirklich auch ihr Familienleben, dass da alles läuft, weil dann sind das auch gute Mitarbeiter. Und mal unter uns, ich behaupte ja, mehr als sechs Stunden am Tag kann man produktiv gar nicht arbeiten. Wenn du sechs Stunden konzentriertes, dann bist du durch. Fertig! Ich kann da nicht mehr, werde ich müde.

Oliver Ratajczak: Also dann kann man vielleicht noch irgendwelche Routineaufgaben machen, das muss man sich dann halt noch einteilen können. Aber Produktivität oder irgendwie ein Konzept schreiben nach sechs Stunden, die man schon gemacht hat, nein, würde ich auch sofort unterschreiben. Wir sind jetzt relativ schnell durchgehechelt durch die Themen, aber ich fand es extrem kompakt und vollgepackt und die Tipps, die du gegeben hast, haben den Hörern hoffentlich geholfen. Deswegen würde ich jetzt an der Stelle mal sagen, schwenken wir um und, wo finden denn die Hörer sozusagen mehr über dich und deine Angebote. Kulturart über dein Angebot ja schon gesprochen, wo finden die die?

Lars Bobach: Ja, einfach im Netz. Man kann mich googeln, larsbobach.de. Also nicht Bosbach wie der Politiker, ohne “s”, Bobach, ganz wichtig, da werde ich immer mit verwechselt. Da findet man eigentlich alles, meiner Blog und meine ganzen Angebote sind unter larsbobach.de zu finden.

Oliver Ratajczak: Super! Dann würde ich sagen, verlinke ich das auch in den Shownotes. Und ich danke für das schnelle, aber intensive Gespräche. Danke dir.

Lars Bobach: Ja, ich danke dir Oliver, dass du mir die Möglichkeit gegeben hast. Vielen Dank, hat Spaß gemacht!

Oliver Ratajczak: Ja, hat mir auch Spaß gemacht. Bis bald. Tschüss.