Endlich kannst du ein firmeneigenes lizenzkostenfreies Social Intranet, Extranet oder eine Commuity-Plattform ganz ohne Lizenzkosten haben. ✔ keine Lizenzkosten ✔ flexibel einsetzbar ✔ datenschutzkonform ✔ kinderleichte Nutzung

Jetzt gibt es endlich "keine Ausrede" mehr! Social Intranets sind nun nicht mehr nur den Konzernen vorbehalten. Nun können sich auch kleinere Unternehmen ein eigenes Social Intranet nutzen, um die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern. In dieser Folge zeige ich dir, mit welchen Funktionen du schon bald deine Mitarbeiter bei der ihrer täglichen Arbeit unterstützen kannst. Hast du noch Fragen? Schreib mir einfach an: podcast@ihre-kundenbrille.de

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Dein eigenes lizenzkostenfreies Social Intranet wartet auf dich!

Endlich kannst du ein firmeneigenes lizenzkostenfreies Social Intranet, Extranet oder eine Commuity-Plattform ganz ohne Lizenzkosten haben. ✔ keine Lizenzkosten ✔ flexibel einsetzbar ✔ datenschutzkonform ✔ kinderleichte Nutzung  Jetzt gibt es endlich “keine Ausrede” mehr! Social Intranets sind nun nicht mehr nur den Konzernen vorbehalten. Nun können sich auch kleinere Unternehmen ein eigenes Social Intranet nutzen, um die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern. In dieser Folge zeige ich dir, mit welchen Funktionen du schon bald deine Mitarbeiter bei der ihrer täglichen Arbeit unterstützen kannst. Hast du noch Fragen? Schreib mir einfach an: podcast@ihre-kundenbrille.de

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Der Inhalt dieser Folge

Ein lizenzkostenfreies eigenes Social Intranet? Ja gibt es das denn wirklich?

Hallo und schön, dass du wieder dabei bist. Ja, ich hatte bereits gesagt: Heute geht es um ein eignes Social Intranet, das du nutzen kannst. Und der Witz ist: Das Ganze ist lizenzkostenfrei. Und nicht nur das: Es ist extrem flexibel einsetzbar, datenschutzkonform, und kinderleicht nutzbar. Aber bevor ich zu den Details komme, fange ich noch einmal kurz draußen an. Diejenigen von euch, die bereits ein paar meiner älteren Folgen gehört haben, oder wissen, wie ich da draußen arbeite:

Was ist der große Hebel, um die Kundenbindung zu erhöhen?

Hauptteil meiner Arbeit ist es, Kunden so zufrieden zu machen mit den Dienstleistungen meiner Kunden, meiner Unternehmen, dass sie lange bleiben, das heißt, die Kundenbindung zu erhöhen. Und ein großer Hebel, an dem man da als Unternehmer arbeiten kann, ist es, die Zusammenarbeit seiner eigenen Mitarbeiter zu verbessern. Kurz zusammengefasst: Wenn ich als Unternehmer dafür sorge, dass meine Mitarbeiter gut und effizient und produktiv miteinander arbeiten können, wird das dazu führen, dass die Kunden da draußen es ebenfalls spüren, dass ihr gezielter und besser miteinander arbeitet, und den Kunden damit viel besser zufriedenstellen könnt. Das heißt, großer Hebel: Kümmert euch darum, dass eure Mitarbeiter gut miteinander arbeiten können.

Ich bin ein wahrer Social-Intranet-Fan!

Ich hatte bereits in mehreren Podcast Folgen davon erzählt, dass ich ein großer Fan von Social Intranets bin. Nicht diese Intranets, bei denen man nachschauen kann, was es gerade in der Kantine gibt, et cetera, sondern Zusammenarbeitsplattformen, auf denen Mitarbeiter manchmal sogar standortübergreifend ganz einfach miteinander arbeiten und Daten austauschen, Informationen aggregieren, Wissensmanagement abbilden, et cetera. Ich habe vor einiger Zeit ein ziemlich großes Intranet eingeführt – ungefähr 10.000 Leute aus diversen Ländern, in diversen Sprachen – das basierte auf einer Confluence-Umgebung, das heißt ein Lizenzsystem, das relativ hohe Lizenzkosten hat bei vielen Nutzern. Das haben viele Leute mitbekommen, weil das damals mit dem Preis „Bestes Intranet Award“ ausgezeichnet wurde. Das haben ziemlich viele Leute mitbekommen. Aber dann hörte ich in den Gesprächen immer so etwas wie „Das können sich nur die Konzerne erlauben. Das ist so teuer und aufwändig.“ – und genau an dieser Stelle setzt diese Podcast-Folge ein, weil das gar nicht so teuer ist.

Ein eigenes Social Intranet muss nicht teuer sein!

Ich habe mir den Markt angeschaut, ich habe mir die ganzen Social Intranet Systeme angeschaut, die ganzen Kollaborationsplattformen, die es da draußen so am Markt gibt: Was kann man machen? Was kann man buchen? Manche kommen mit Office 365 an, oder manche sagen „Wir haben hier im Office 365 SharePoint drin, dann kann man das nutzen.“ Da bin ich kein Freund von. Ich möchte, dass die Leute das gerne benutzen wollen, und nicht an ein Dateisystem erinnert werden. Aber das ist ein anderes Thema. Ich habe mir diverse Systeme angeschaut, und habe mir den Open Source Markt angeschaut. Open Source, das sind Produkte, die von Leuten freiwillig – im Zweifelsfall in ihrer Freizeit – unterstützt werden – oder von irgendwelchen Sponsoren – die eine Software bauen, die der gesamten Gemeinschaft, Gesellschaft zur Verfügung steht, und die die nutzen können. Und das besondere ist: Ja, es gibt tatsächlich eine Social Network Plattform da draußen, die auf Open Source Basis basiert. Und die habe ich mir einmal näher angeschaut. Und der Witz ist: Die ist so flexibel, dass man damit nicht nur Social Intranet abbilden kann, sondern Zusammenarbeitsplattformen jeglicher Art, sei es jetzt zum Beispiel ein Intranet, ein Social Intranet, wo die Mitarbeiter miteinander kommunizieren, aber auch Extranet Plattformen, das heißt zum Beispiel zum Informationsaustausch mit externen Partnern, mit Beratern, mit Lieferanten, mit Dienstleistern. Oder vielleicht sogar eine Austauschplattform eines Unternehmens, wo man sich mit ehemaligen Mitarbeitern austauschen kann. Das gibt es häufig, weil die meistens eine ganze Menge Knowhow haben, das mit dem Renteneintritt verloren geht. Oder Alumni, et cetera. Es geht nicht nur um Social Intranet, man kann damit außerdem Extranet Plattformen umsetzen, Community Plattformen. Jegliche Art von Community Plattform. Ein Beispiel: Ihr seid ein Club der Kakteenzüchter, und möchtet euch mit euren anderen Kakteenzüchtern vernetzen. Das geht prinzipiell. Kakteenzüchter ist nur ein Beispiel für IRGENDEINE Interessengemeinschaft, die man damit aufbauen kann. Das System ist wirklich so erstaunlich flexibel, dass das alles damit möglich ist. Ich habe es mir in den letzten Monaten ziemlich genau angeschaut, und mir angeschaut „Was geht alles?“, und muss sagen: Ich war wirklich überrascht. Wir haben es jetzt in den ersten Kundenprojekten eingesetzt. Die Resonanz ist erstaunlich, weil es sehr simpel zu benutzen ist, und der Philosophie widerspricht „Ich brauche eine Dienstleistung – dann kaufe ich mir die in der Cloud.“, die immer mehr um sich greift.

Datenschutz ist wichtig

Dank der letzten Datenschutzdiskussion wird manchen Leute bewusst „Meine Daten sind meine Daten, und ich will die Hoheit darüber bewahren.“ Und der Witz an diesem System ist: Das kann jeder mit ein bisschen technischem Knowhow selber installieren, oder er nimmt einen Dienstleister, der das in ein paar Stunden macht. Das ist kein Problem. Dieses System kann jeder selber betreiben. Wer einmal ein WordPress aufgesetzt hat, kann dieses System ebenfalls aufbauen. Das ist wirklich simpel. Und es ist dermaßen robust, dass man es sich ganz gut anschauen kann.

 

Ich würde jetzt gerne mit euch einzelne Punkte durchgehen, wie dieses System euch helfen kann, und warum ich finde, dass es erstaunlich ist. Ich habe dazu eine ganze Seite zusammengeschrieben, die werde ich euch in den Shownotes zu dieser Folge verlinken. Das ist ihre-kundenbrille.de/podcast. Dort findet ihr dann alle Folgen. Die heutige heißt „Dein lizenzkostenfreies eigenes Social Intranet wartet auf dich“. Klick da einfach drauf, da findest du ohne Ende Informationen, weiterführende Links, Screenshots, et cetera, da kannst du dir das einmal anschauen.

 

Was ist das besondere an genau diesem Open Source Social Network?

Das ist für jedes eigene soziale Netzwerk verwendbar – Intranet, Extranet, Community Plattform, egal – und ist sehr flexibel. Der Witz ist: Die Inhalte, die du oder deine Mitarbeiter da einstellen, bleiben in deiner eigenen Hoheit, weil du bestimmen kannst: Wo liegt dieser Server, auf dem dieses System installiert wird? Server hört sich wieder kompliziert an – glaubt mir, das ist wirklich simpel und kostet nur ein paar Euro. Für einen einstelligen Eurobetrag im Monat habt ihr das im Betrieb erledigt. Das ist wirklich ganz simpel. Die Daten liegen da, wo du willst. Das kannst das gerne in der Cloud hosten lassen, dann liegt es da, oder du sagst „Ich möchte, dass das System bei mir im Rechenzentrum im eigenen Keller steht.“, ebenfalls kein Problem. Du kannst bestimmen, wo es liegt. Alle Daten, die da eingestellt werden, wenn sie zum Beispiel firmenkritisch sind, möchte man sie bestimmt nicht auf obskuren Servern haben, da hat man sie lieber Zuhause oder im eigenen Rechenzentrum oder in der eigenen Hoheit. Der Witz ist: Es ist kostenfrei einsetzbar, auch für Unternehmen. Es ist ein Open Source Projekt, das heißt, der Quellcode ist offen, und prinzipiell kannst du ihn weiterentwickeln, wenn du willst. Die Community, die Gesellschaft, die drum rum ist, und diese Software entwickelt, macht das. Die entwickeln das ständig weiter, es gibt ständig neue Updates und neue Erweiterungen. Und da sind wir bereits beim nächsten Punkt: Das Ding ist sehr flexibel, weil von Anfang an dran gedacht wurde, eine Plattform zu bauen, die es ermöglicht, diverse Anwendungsfälle abzubilden. Und die haben eine Modulschnittstelle integriert, gegen die man programmieren kann, und man kann eigene Module bauen, die mit dem System interagieren, und trotzdem die Funktionen abbilden, die man gerne hätte. Und genau das haben sie getan. Es wurde sogar ein Marketplace aufgebaut. Das heißt, Entwickler können ihre Anwendungen, ihre Module, die sie für dieses System gebaut haben, dort auf dem Marketplace einstellen und verkaufen. Das heißt, an einer Stelle findet man alle Erweiterungen, die es dazu am Markt gibt – zu dem System gibt es eine weltweite Community – und kann dann sagen „Schau einmal, die Funktion ist aber spannend! Die hätte ich ebenfalls gerne!“, und lädt die nach.

 

Und warum ist das Ganze so flexibel?

Da muss ich ein bisschen ausholen. Viele der am Markt verfügbaren Systeme sind meistens für ein Intranet gedacht. Dann gibt es welche, die sind für ein Extranet gedacht. Dann gibt es welche, die sind als Wiki konzipiert. Dann gibt es Foren-Software, um Foren zu bilden. Und meistens hat jede Software einen bestimmte Anwendungszweck. Das bedeutet aber, dass man vor Auswahl dieses Systems entscheiden muss „Welche Funktion möchte ich verwenden?“ Wenn man jetzt aber im Laufe der Nutzung feststellt, dass es noch ein paar Funktionen gibt, die man gerne zusätzlich hätte, die aber nicht in der gekauften Software drin sind, hat man meistens ein Problem. Meistens gibt es dann nur zwei Lösungsansätze. Der erste Lösungsansatz ist: Man erweitert das bestehende System um die gewünschten Funktionen. Das heißt, irgendjemand programmiert dann die Funktionen da dran. Man fängt an, das bestehende System und die Funktion zu missbrauchen. Man bastelt etwas anderes dran, was da nicht hingehört, und das führt immer wieder zu Reibereien. Und wenn es dann zu einem Update der Grundfunktionalität kommt, hat man meistens Ärger. Oder man betreibt ein weiteres System parallel. Ein Beispiel: Man hat ein Forum und hat ein Social Intranet, das hat aber keine Foren-Funktionalität. Man möchte aber ein Forum haben. Das habe ich bereits bei mehreren Kunden erlebt. Dann bauen die sich ein zweites Forum auf mit anderer URL, getrennt, andere Nutzerdaten. Wenn man dann von dem einen System ins andere verweisen will, geht das nicht so prima. Das führt zu hohem Pflegeaufwand, und manchmal sogar zu Inkonsistenzen von abgelegten Informationen, weil in dem einen System stehen sie drin, in dem anderen System werden sie weiter verfeinert und weiter definiert, Fehler bereinigt, in dem anderen aber nicht – und dann laufen Informationen auseinander. Und der Witz bei diesem Open Source Social Network System, das ich gefunden habe, ist: Das wurde von Anfang an als Framework gebaut. Das heißt, man hat sich Gedanken darüber gemacht „Wie müssen wir das Ding bauen, damit es flexibel ist, und kontinuierlich weiter wachsen kann?“ Das bedeutet, wenn man dieses System hat, und im laufenden Betrieb feststellt „Ich bräuchte noch eine weitere Funktion.“, gibt es eine ganz einfache Möglichkeit: Ihr schaut auf den zugehörigen Marketplace, schaut euch an „Was gibt es da? Hat irgendwer auf der ganzen Welt bereits genau dieselben Gedanken wie ich gehabt, und hat dazu ein Plug-In oder ein Modul entwickelt, und hat es auf dem Marketplace angeboten?“ Das ist gar nicht teuer. Manchmal kosten die Geld, manchmal nicht, da sind wirklich günstige Sachen dabei, die erstaunliche Funktionen nachrüsten. Dazu komme ich nachher noch. Man schaut im Marketplace, und wenn man die Funktionen da findet, kann man sie einfach im laufenden Betrieb installieren, und zack ist die Funktion im neuen System integriert. Oder man stellt fest „Niemand auf der ganzen Welt hat dasselbe Problem wie ich, weil mein Unternehmen und meine Anforderungen so speziell sind, dass es das sonst nirgends gibt.“ Dann kann man sich Entwickler dazu holen, und an die offizielle Erweiterungsschnittstelle dran programmieren lassen. Das heißt, man kann das Ding modular erweitern – entweder, weil es andere gemacht haben, oder weil man eigene Entwickler oder eigene Entwicklungskenntnisse hat. Das ist sehr flexibel. Auf der Seite, die ich euch hier in den Shownotes verlinke unter ihre-kundenbrille.de/podcast unter der Folge „Dein lizenzkostenfreies eigenes Social Intranet wartet auf dich“ habe ich eine Auflistung gemacht:

Welche Funktionen sind darin abgebildet?

Welche kommen von Haus aus mit? Ich fange einmal an. Ihr könnt auf der Seite Screenshots sehen, damit ihr ein Gefühl dafür bekommt: Das Ding ist kein techniknahes Konstrukt, sondern das ist sehr schick und so, wie Web-Anwendungen heutzutage aussehen sollten. Man fühlt sich da direkt Zuhause und weiß, wie man es bedienen muss. Das ist wirklich simpel gemacht. Ich fange einmal an: Was ist alles integriert? Wissensmanagement zum Beispiel. Es gibt eine Wiki-Funktionalität, jeder kann hingehen, kann Seiten anlegen, darauf Informationen ablegen, und die liegen dann alle an einem bestimmten Ort.  Und so kann man ein anständiges Wissensmanagement im Unternehmen aufbauen. Es gibt eine sehr mächtige Aufgaben- und Todo-Listen-Verwaltung. Dort kann man nicht nur den anderen Nutzern dieses Systems Aufgaben zuweisen, und sagen „Lieber Herr Müller, Sie müssen einen Projektplan mit folgenden drei Teilaufgaben bis zum Datum Soundso erstellen.“, sondern man kann verschiedene Kontrollmechanismen einfügen. Man kann zum Beispiel sagen: Der Projektplan muss von Herrn Müller erstellt werden. Aber Herr Mayer muss am Ende noch einmal drüber schauen und sagen „Ja, ich habe es kontrolliert, Vieraugenprinzip, ich gebe diese Aufgabe frei.“ Das ist eine simpel zu benutzende Aufgabenverwaltung, die aber extrem mächtig ist, weil sie mit Hilfe dieses Social Intranets über das gesamte Unternehmen ausgerollt wird, und man sich damit Aufgaben gegenseitig zuweisen kann. Und die Aufgaben sind nicht nur zugewiesen, man bekommt die nicht in irgendeiner E-Mail, die man vergessen kann, sondern es gibt in der Aufgabenverwaltung eine Liste von allen Aufgaben, die man an andere rausgegeben hat, oder den Aufgaben, die man selber bekommen hat. Da muss man einfach schauen, wie man das anwendet. Die Möglichkeiten sind da, und sie sind beeindruckend. Es gibt eine zentrale Suche, mit der man in einem Suchfeld in dem System nach Inhalten, nach Dateien, nach Benutzerprofilen suchen kann. „Wie viele Müller haben wir im Unternehmen? Ach ja, der hieß Thomas, nicht Michael, habe ich mir falsch gemerkt.“ Findet man schnell und hat es. Es gibt Möglichkeiten zur sozialen Interaktion, die man aus Social Networks wie Facebook, Google +, oder wie sie alle heißen, kennt. Man kann zum Beispiel Kommentare, Seiten und Inhalte liken, mit „Gefällt mir“ markieren, oder man kann die kommentieren. Das ist sehr gut, weil so bekommt man eine Diskussion hin. Man veröffentlicht irgendetwas, und sagt „Schaut einmal, das und das haben wir gemacht.“, und irgendein Kollege kann sagen „Finde ich gut. Kurze Anmerkung: Denk doch einmal an den Aspekt, das würde uns helfen.“ Es gibt ein relativ ausgefuchstes Berechtigungskonzept, das sehr granular eingestellt werden kann, aber sehr simpel ist. Es gibt – ähnlich wie in Confluence – Spaces, Räume, die man anlegen kann, und man kann sagen „Wir legen jetzt einen neuen Raum für das neue Projekt an. In diesen Raum kommen die folgenden fünf Projektmitarbeiter. Die dürfen darauf zugreifen, und die können da drin alles machen, sich austauschen, Informationen ablegen, et cetera. Alle anderen kommen nicht rein.“ Oder man kann sagen „Das hier ist ein Raum, da beschreibt die Abteilung Marketing, was sie tut, welche Dienstleistungen sie intern anbietet, wie man sie erreichen kann, welche nützlichen Downloads sie anbieten, et cetera.“ Relativ simpel. Man muss sich das so vorstellen wie in einem Bürogebäude: Da drin gibt es verschiedene Räume, und an einen Raum klebt man dran „Das ist der Projektraum für das Projekt.“, „Das ist der Raum für die Abteilung nach außen.“, „Das ist der Raum für die Abteilung, wo nur die Abteilung intern zusammenarbeitet.“ Das ist sehr flexibel und trotzdem mächtig. Der Witz ist: Man braucht keine lokale Installation. Das heißt, du installierst das nicht auf deinem eigenen Rechner, sondern das muss auf irgendeinem Web-Server installiert werden, auf den alle zugreifen können, im Zweifelsfall bei euch im Rechenzentrum oder in der Cloud. Das macht es sehr flexibel, weil man in seinen Browser die entsprechende URL eingibt, und drin ist. Und es ist gleich mobil nutzbar. Das heißt: Das, was dargestellt wird, reagiert darauf, ob man mit einem Tablet, einem Smartphone, einem Desktop Computer oder einem Notebook drauf ist. Das wird alles angepasst. Das ist sehr schick, und funktioniert mobil. Man kann selbstverständlich Dateien hochladen, in Ordnerstrukturen abbilden, und dort ablegen. Jeder kann die runterladen und bearbeiten, man kann die gegenseitig sperren. Sehr simpel, aber trotzdem mächtig. Es gibt ein Dashboard, wo man sich nach dem Login draufleiten lassen kann. Da sieht man dann in einer Gesamtübersicht „Was hat sich getan, seitdem ich mich zum letzten Mal eingeloggt habe? Wo gab es Änderungen?“ Das ist so ein bisschen wie – wenn ihr das kennt – der Facebook Stream, das läuft da so durch. Es gibt einen Newsfeed, den man einzeln pro Raum haben kann, wo man sieht „Was hat sich in jedem Raum Neues getan?“

Ja, ich gebe zu: ich bin echt begeistert!

Ich hoffe, ich texte euch nicht so zu, aber ihr merkt bereits: Ich bin sehr begeistert von dem System, das ist wirklich cool, und das braucht wirklich keinen Vergleich mit großen, teuren, lizenzpflichtigen Systemen zu scheuen. Und der Witz ist: Es ist Open Source und damit lizenzkostenfrei.

 

Es gibt Benutzerprofile. Jeder einzelne Benutzer kann eine eigene Profilseite anlegen, und kann da zum Beispiel drauf schreiben „Ich bin Herr Müller. Ich verantworte hier das Marketing. Das sind meine Kontaktdaten. Das sind ein paar Informationen zu mir. Hier ist noch ein Foto von mir.“, et cetera. Das ist ganz nett, das ist ein Telefonbuch mit mehr Informationen. Es gibt ein internes Nachrichtensystem, das heißt, man kann sich intern Nachrichten zwischen den Nutzern hin und her schicken, die mit einer Historie abgebildet werden, und man kann dann nachvollziehen „Worüber habe ich letztes Mal mit dem gesprochen? Ach, das war das, das war das.“ Das System wird eine ganze Menge E-Mails ablösen, weil es in dem System drin ist, man hat die entsprechenden Verlinkungen, man kann sagen „Schau einmal, ich habe den Inhalt eingestellt. Schau dir das einmal an.“, und ich kann direkt draufklicken und bin dann dort. Man kann zum Beispiel eine Linksammlung hinzufügen. Wenn man sagt „Wir sind die Abteilung Unternehmenskommunikation. Es gibt hier fünf Links zu unseren einzelnen Tochterfirmen und zu unseren Web-Auftritten.“, macht man eine Link-Liste und legt sie da rein. Ganz simpel, zentral gepflegt, jeder kann sie nutzen. Es gibt Möglichkeiten zum durchzuführen von Umfragen. Das ist total einfach. Man stellt einfach eine Frage, zum Beispiel „Wir planen unser Sommerfest, wissen aber nicht genau, an welchem Tag – Tag A, Tag B, Tag C, wann könnt ihr?“, teilt diese Seite mit seinen Leuten, und die können Häkchen setzen und sagen „Dann, dann, dann kann nicht.“, und man hat schnell Umfrageergebnisse, wann die meisten können, und kann dann einen Termin für das Sommerfest festlegen. Es gibt einen zentralen Kalender für die Nutzer, und es gibt einen Kalender für einzelne Spaces, auf denen man Geburtstage, Meeting, oder, oder, oder eintragen kann.

 

Ich hatte gerade gesagt: Es gibt einen Marketplace, wo Erweiterungen zu diesem System angeboten werden. Es gibt zum Beispiel eine Erweiterung, die sehr mächtig ist, die kostet glaube ich einmalig 50 Dollar, und die ist dazu da, um Besprechungen zu planen. Das heißt, man legt vorher eine Agenda fest, in der man zum Beispiel sagt „Dieser Agenda-Punkt dauert von 10:00 Uhr bis 10:20 Uhr, Moderator ist Oliver, und da sprechen wir über folgende Punkte. Der nächste Agenda-Punkt ist der und der, da spricht dann der Herr Soundso.“ Und der Witz ist: Man kann diese Besprechungsseite in der Besprechung verwenden, um das Protokoll zu schreiben, weil man gleich zu den entsprechenden Agenda-Punkten Protokollpunkte hinzufügen kann, und Aufgaben vergeben kann, die zentral bei den einzelnen Leuten in der Aufgabenliste auflaufen. Das hört sich ein bisschen kompliziert an, ist es aber nicht, sondern es ist extrem sinnvoll, weil man damit Meetings vorbereiten und entsprechend nachbereiten kann, man kann Aufgaben direkt festhalten am Agenda-Punkt, und sie gehen nicht mehr verloren. Sehr cool. Und der Witz ist: Das System hat eine Community, die das ständig weiterentwickelt, da kommen immer neue Funktionen hinzu. Ich bin begeistert.

 

„Warum soll ich so eine Social Collaboration Plattform bei mir einführen?

Ich habe von so vielen Unternehmen gehört, die Social Intranet eingeführt haben, aber wo das nicht funktioniert hat, die Leute nehmen das nicht an, et cetera.“ Das ist tatsächlich so, weil solche Social Intranet Projekte oft ganz weit oben im Unternehmen gelauncht werden als „Wir müssen zeigen, dass wir ganz innovativ sind. Deswegen machen wir ein Social Intranet und da holen wir uns die schicksten Agenturen, und die machen da etwas Tolles.“ Das Problem, das dabei häufig zu beobachten ist, ist, dass keine tiefgreifende Bedarfsanalyse durchgeführt wird. Das heißt: In den seltensten Fällen beschäftigt sich jemand von diesem Projektteam damit: Wer sind die wirklichen Nutzer dieses Systems? Und wo sind deren Schmerzpunkte? Was machen die jeden Tag, jeden zweiten Tag, sind davon genervt? Und wie könnte man denen diese Arbeit abnehmen? Das heißt zum Beispiel Terminvereinbarung über Standorte hinweg, wo kein einheitlicher Exchange Server zwischen ist, wo man nicht in die Kalender der anderen schauen kann, und wieder sehr viel telefonieren muss. Oder zum Beispiel Projektmanager, die offline in PowerPoint Projektstatusberichte pflegen müssen. Denen kann man damit zum Beispiel die Arbeit abnehmen und sagen „Pass einmal auf: Diesen Statusbericht pflegst du in dem System in einem bestimmten Raum, und jeder, der darauf Zugriff hat, kann jederzeit auf den Statusbericht schauen, und wenn er den haben will, kann er einfach die URL aufrufen.“ Er braucht nicht auf ein PowerPoint warten, er muss den Statusbericht nicht als PDF anschauen, der sechs Wochen alt ist, weil da das letzte Meeting war, sondern er kann heute reinschauen, und hat den Stand von gestern oder heute Morgen. Das ist ein Punkt. Die Leute machen sich selten Gedanken darum:

  • Wie kann ich mit diesem System meine Mitarbeiter entlasten?
  • An welchen Punkten?
  • Wie schaffe ich es, jedem zehn bis 20 Minuten am Tag zu sparen, damit er den Kopf frei bekommt, kreativer arbeiten kann, und die Produktivität in anderen Sachen steigern kann, und ich ihm die unnützen Roboter-Arbeiten wegnehmen kann?

Oft wird das Coaching der Mitarbeiter gar nicht eingeplant. Man rollt das System aus, freut sich, dass es ganz hip und toll ist – und vergisst, die Mitarbeiter mitzunehmen. Nicht jeder benutzt Facebook. Nicht jeder ist Social Media affin. Nicht jeder findet das toll oder versteht, warum es sinnvoll ist, dass man seine Arbeitsergebnisse innerhalb des Unternehmens öffentlich macht. Das kann nämlich ganz gut sein: Dann schaut eine andere Abteilung drauf und sagt „Schöne Idee. Ich habe noch folgende drei Anmerkungen.“ Das ist eine Art der neuen Arbeit, wie man miteinander arbeiten kann, mit der man die Produktivität sehr hochschrauben kann. Aber so arbeiten viele Leute seit Jahrzehnten nicht. Das muss man denen beibringen. So ein Coaching der Mitarbeiter ist ein wichtiger Punkt bei der Einführung eines Social Intranets. Und was ich häufig feststelle: Man konzentriert sich zu sehr auf IT-Themen und Funktionalitäten. Häufig gibt es so etwas wie „Wir müssen unbedingt diese Funktion noch haben, das ist ganz wichtig.“, und dann wird genau da sehr viel Aufwand reingesteckt, weil man glaubt, dass man diese Funktion haben muss. Meine Philosophie ist eher anders herum: Nehmt so ein System, wie gesagt, jetzt gibt es keine Ausreden mehr, das Ding ist lizenzkostenfrei, ihr könnt es installieren oder von einem Dienstleister installieren lassen, und fangt an, das zu nutzen. Schaut einmal, wie es euch die Arbeit erspart, und lernt daraus. Das ist ein Lernprozess. Man kann nicht sagen „Ich schreibe alle Anforderungen für das Social Intranet jetzt auf, und dann hält das für die nächsten zehn Jahre.“ Nein. Wir wissen noch nicht, was in den nächsten Jahren ist, und wie wir da arbeiten werden. Ich glaube, man muss einfach anfangen, damit zu arbeiten. Das ist das große Geheimnis. Und mein Erfolgsgeheimnis für die Einführung eine Social Intranets ist nicht die Technik, sondern das sind die spezifischen Anwendungsfälle, die dafür sorgen, dass die Nutzer davon profitieren können, jeden Tag zehn, 20 Minuten Arbeit sparen. Dadurch schraubt man die Produktivität nach oben und verbessert die Zusammenarbeit.

Konzentriert euch auf die Menschen und nicht auf die Technik!

Was habe ich hier noch für einen Punkt? Was kann ich euch empfehlen, wenn ihr so ein Ding einführen wollt? Konzentriert euch auf die Menschen in dem Team, die damit arbeiten sollen. Konzentriert euch auf die Mitarbeiter: Wie könnt ihr denen damit helfen? Kümmert euch nicht nur um die Technik. Nehmt die am Markt vorhandene Technik und nutzt die. Das machen jeden Tag Tausende, Hunderttausende da draußen. Das wird für euch ebenfalls funktionieren. Und wenn ihr eine Sonderlocke braucht, kann man darüber nachdenken. Aber fangt zunächst mit dem Standard an, arbeitet damit, und dann baut ihr die Sonderlocke nachher dran. Das geht ebenfalls, und das wird dafür sorgen, dass ihr die PS viel schneller auf die Straße bekommt.

 

Warum ich das alles erzähle? Ich habe bereits gesagt: Ich habe diverse Social Intranets gesehen, angeschaut, bin ständig mit den Leuten in Gesprächen, habe einige eingeführt als Projektleiter. Ich arbeite selber damit, nicht in Form eines Intranets, sondern in Form eines Extranets mit meinen Kunden. Ich habe mit meinen Kunden klassische Projekträume in meinem Extranet eingerichtet, und arbeite da mit denen zusammen, und liefere denen Informationen hin und her, und die mir, die stellen mir Fragen, et cetera. Das macht die Abstimmung und Kommunikation viel, viel einfacher. Und deswegen arbeite ich als Social Intranet Coach. könnt ihr einmal schauen, dort findet ihr ein paar Informationen, wie ich euch dabei helfen kann, eure Zusammenarbeit ein bisschen zu verbessern.

 

Meine Botschaft

Stellt euer Team in den Mittelpunkt und schaut euch an: Wie könnt ihr die Mitarbeiter motivieren, besser zusammenzuarbeiten? Im Zweifelsfall mit so einem System. Und davon bin ich überzeugt.

Stellt mir eure Fragen!

Gut, was habe ich noch für Botschaften an euch? Ganz einfach: Fragt mich doch einfach einmal. Stellt mir eure Fragen zum Thema Social Intranet, stellt mir die Frage „Was hat unser Unternehmen davon, wenn wir das tun?“ Das könnt ihr ganz einfach machen: Schickt mir eine E-Mail an podcast@ihre-kundenbrille.de, oder geht auf www.ihre-kundenbrille.de/kaffee, und da könnt ihr dann direkt einen Kaffeetermin in meinem Kalender buchen, dann rufe ich euch zu dem vereinbarten Zeitpunkt an und beantworte gerne eure Fragen. Ich persönlich bin von diesem Open Source System extrem begeistert, staune über die Community, staune über die Sachen, die die da geleistet haben, und sehe ein enormes Potential, das ich euch gerne zur Verfügung stellen würde. Ruft mich einfach an, wir reden drüber, und ich sage euch: Wie bekommt ihr das Ding möglichst schnell ans Leben?

 

Ich freue mich riesig auf eure Kontaktaufnahme, und wünsche euch noch einen schönen Tag. Bis bald, euer Oliver.

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14 - Warum ein modernes Intranet dein Produktivitätsbooster sein kann? (Dauer: 0:18:58)
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15 - Was kostet ein modernes Intranet? (Dauer: 0:31:08)
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23 - »Digitalisierung – all inclusive« - mein Komplettpaket für KMU / Mittelstand (Dauer: 0:27:46)
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31 - Der Projektpodcast: Changemanagement-Wunderwaffe der internen Kommunikation (Dauer: 0:31:35)
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